就職活動も終盤に入り、志望企業から採用内定の通知が来るとホッとしますよね。10月1日以降、各社で内定式が行われます。
志望企業から内定式の知らせが来ると、多くの学生が「内定式って何？」「どんなことをするの？」など、いろいろなことが心配になります。内定式は、企業と内定者が入社の最終意志を確認し合う場です。学生にとっては、社会人としての第一歩となる大事な場です。
内定式の目的と内容、内定式の服装や持ち物、準備とマナーなどをお伝えしますね。
内定式とは？
内定式とは、新卒採用の学生と企業(会社)とが入社・採用の最終意志を確認し合う場所です。内定式を行うことで、企業側(会社側)は学生に採用の意思決定を伝え、学生は採用内定通知をもらった会社への入社の意思を固めます。
学生にとっては、社会人としての第一ステップとなります。
[内定式では何をするの？]
内定式は企業の社長や役員が出席する厳粛な式です。会社によって内定式の細かい様子が変わりますが、メインが「内定授与式」であることは同じです。新卒採用者は会社から「採用内定書」を受け取り、「入社承諾書」を提出します。この流れで、内々定者は採用が正式に内定します。
内定式は、基本的に下記の流れで実施されます。
①社長・役員・人事部長の挨拶
内定式は、最初に企業のトップである社長(代表者)・役員(取締役)・人事部長が挨拶します。会社の理念や事業内容や今後の方向性、新入社員に対する期待を述べます。これを聴いて、新卒者は入社意識を高め、4月の入社までの半年間にどのような準備が必要か確認できます。
②内定書の授与(内定授与式)
式のメインが内定書の授与です。採用内定書を授与された応募者は、入社の承諾書「入社承諾書」を提出します。これによって、企業側の採用意志と応募者の入社意志を確認します。
内定と内々定の違い
内々定は「内定よりも前に通知される採用予定通知」です。企業の採用担当者が優秀な人材を早めに確保するために、内々定を通知します。けれど、内々定は労働契約を結んでいない状態なので、企業側は取り消しすることができます。応募者の学生側は就職活動(就活)を続け、他の企業から採用内定を受けることができます。
内定は「始期付解約権留保付労働契約」を結んだ状態です。企業側は「やむを得ない事情」がない限り内定取り消しできません。学生側には法的拘束力は及ばず、内定辞退ができます。ただし、内定式後も就活を続けるのは、倫理的に問題があります。
③各種事務手続
人事部で各種必要書類の確認や記入など事務手続きや交通費の支給を行います。地方の学生には、会社が交通費と宿泊費を負担します。宿泊費の領収書が必要になります。
④人事の説明
人事担当者から人事の説明があります。今後のスケジュール・入社までの過ごし方・配属先が決定する時期などについての説明です。
⑤先輩社員との交流会
比較的若い年代の社員との交流会や質問会が行われます。入社する前に必要な準備や入社後の注意点など、先輩社員に直接聞くことができます。
⑥内定者懇親会
内定者同士の親睦を深めるための食事会が行われます。内定者の懇親会ですが、人事担当者・採用担当者や先輩社員や役員たちも出席します。内定者懇親会は非常に有益なコミュニケーションの場です。人事担当者・採用担当者は、内定者との面談で細かい適性を再確認して配属先を決める参考にします。
自己紹介があることも
採用人数によっては、内定者一人一人が自己紹介を行う可能性があります。
⑦内定式の後に会社見学・研修など
内定式は懇親会まで入れて、所要時間は１～２時間です。交流会や懇親会によって、もう少し長くなることもあります。
会社によっては、内定式の後に会社見学・研修・語学テスト・適性検査・レクリエーションなどを行います。
[内定式を行う目的は？]
企業側がわざわざ費用と時間をかけて内定式を行うのは、新卒採用者の入社意志を確認して翌年４月に入社するまでをフォローするためです。内定式を行う目的は下記の５つです。
①入社意識を高める
学生側は、社長(代表者)や役員(取締役)たちが同席する内定式に参加して、内定書の授与と入社承諾書の提出を行うと「採用が内定した」という実感が湧きます。入社意識が高まり、自分の入社意志を確認できます。
企業側は、採用を内定した新卒者が確実に入社するように、式典を通して入社意欲を高めます。他の会社に就職を決めないように、コミュニケーションの場として内定式を活用します。
②企業理解を深める
企業のトップである代表者や取締役から直接企業理念やビジョンを聴くことができるので、内定者は企業理解を深めることができます。自分たちへの期待を聞いて、仕事をする意欲・モチベーションを高めます。
応募者の学生は就活中に企業の情報をできるだけ集めていますが、実際の企業の雰囲気や企業文化についてはわからないことが多いものです。内定式での挨拶や懇親会での面談を通して、企業側は内定者に直接情報を伝えて理解を深めようとします。
③企業と学生・内定者同士のコミュニケーションを深める
内定式の懇親会では、企業のトップや人事の担当者と学生が直接面談できます。先輩の社員と学生が交流できます。内定者同士も交流して、仲間意識を持つことができます。内定式は企業と学生、内定者同士のコミュニケーションを深める場として活かせます。
④内定ブルーを払拭する
近年、就職活動の開始時期が早くなっています。就活の期間が長引き、学生たちは長期間の緊張に耐えねばなりません。ようやく内定を得ると、就活生の緊張が急激に緩みます。すると、「この企業に決めていいのか? 」「この会社でやっていけるだろうか? 」などの様々な不安が生じます。この不安感が「内定ブルー」です。
志望度の高い企業に採用が内定すると入社意欲が高まる人が多いのですが、逆に不安や心配が大きくなり内定ブルーに落ち込んでしまう人もいます。志望度の低い企業しか内定を得られなかった人は、なかなか入社意欲・就業意欲が湧かず内定ブルーになる可能性があります。
内定式は、就活生の内定ブルーを払拭するための内定フォローの一環です。実際に入社するまでの半年間を有意義に過ごせるように、内定式の内容に実務的な研修や講演や講義を取り入れる企業が少なくありません。
⑤適性の再確認
内定式で企業側は新卒採用者と直接コミュニケーションを取り、内定者の適性を再確認します。人事の担当者は面接の時よりも親しく面談して、適性を細かく確認します。業務への適性を考慮して、配属先を決めるようにします。
[内定式はいつ、どこで行う？]
内定式の開催日時は、80%の企業が10月１日です。経団連が定めた「採用選考に関する倫理憲章」で、採用内定の解禁日が10月１日になっているためです。
10月頃になると、就職活動も落ち着いてきます。学生は中だるみしやすい時期です。10月に内定式を行うことで入社の意欲を高め、就業へのマインドセットができます。４月１日の入社までの半年間で、学生時代にピリオドを打ち社会人としての気持ちの準備をします。
内定式の連絡はメールまたは郵送
内定式は10月１日以降ならいいのですから、会社によってはもっと遅く内定式を行います。内定式についての会社からの連絡を確認します。内定式の連絡は、メールか郵送です。希に電話で連絡が来ることもあります。うっかり連絡を見逃して、欠席しないように注意します。
内定式は社内で開催するのが基本
内定式の開催場所は、多くの企業が社内です。採用人数の多い大規模な内定式は、ホテルやイベント会場で開催されることもあります。しかし、内定式は、社内で開催するのが基本です。たいていの企業が式の後で会社見学を行い、就業のモチベーションを高めたり事前に働く姿をイメージさせたりします。
[内定式の参加者は？]
内定式の参加者は、ほとんどが新卒者です。新卒採用者を対象に開催されますが、時には中途採用者が一緒に参加することもあります。転職するために活動を続け９月末頃に採用が決定すれば、新卒の採用者と一緒に内定式に出席します。ただし、中途採用者はすぐに入社して業務に就きます。
[内定式をしない会社もある？]
採用人数の少ない中小企業や経費と時間を節約する企業では、内定式を開催しません。内定式という儀式をしないで、採用者に内定書を渡し入社承諾書を提出してもらいます。必要書類の受け渡しを郵送で行う会社もあります。
内定式を開催しなくても、担当者が入社までのスケジュールを具体的に細かく説明するなら、全く心配は要りません。新卒の内定フォローとして、説明会を開いたり会社の忘年会や新年会など懇親の場に新卒採用者を招いたりする会社もあります。その時は積極的に参加することをオススメします。
内定式の準備は？
内定式の準備は、持ち物と服装が主となります。内定式の後に語学力のテストがある場合は、テストに備えて勉強しておくことをオススメします。
[内定式の服装は？]
内定式は社長や取締役が出席する厳粛な儀式ですから、ビジネスマナーに沿ったドレスコードを要求されます。その会社の社員の一人として恥ずかしくない服装・髪型にします。
男性も女性も、就職活動で着たリクルートスーツがオススメです。男性は、白のワイシャツに地味で無難な色のネクタイを締めます。女性は白のブラウスを着て、アクセサリーやネイルカラーは控えめにします。髪型も就活の時と同じにするのが無難です。
中途採用者が一緒に内定式に参加する場合も、男性は白のワイシャツにダークスーツ、女性も濃紺・濃いグレイ・黒のスーツに白いブラウスがオススメです。
[内定式の持ち物は？]
内定式では、会社から持参するように指定された物や書類を忘れないようにします。指定された物以外にも必ず持参した方がいいものがあります。
内定式に必ず持参する物
会社から指定があってもなくても、下記の物を必ず持参します。
①筆記用具・スケジュール帳・メモ帳
内定式では、人事から今後のスケジュールの説明があります。スケジュール帳に書き込んでおきます。社長や役員の話・先輩社員の応答などは、ポイントをメモしておくと後で役に立つ可能性が大です。また、課題や注意点をメモします。
「入社承諾書」をはじめ、人事から必要な書類に記入するように言われます。筆記用具は必需品です。黒のボールペン・シャープペンシル・消しゴム・小さな定規は、必ず用意します。承諾書など書類には、必ず黒のボールペンで記入します。
②印鑑
内定式では、各種事務手続きを行います。手続きに印鑑が必要になる可能性があります。また、交通費や宿泊費が支給される場合は、必ず印鑑が要ります。
③クリアファイル
内定式では「採用内定書」など重要書類を渡されます。書類が汚れたり折れたりしないようにクリアファイルに保管します。「卒業見込み証明書」など提出する書類を持参する時も、クリアファイルに入れます。
持ち物は前日に入念にチェックする
筆記用具や印鑑や提出書類などを忘れると、必要な手続きが取れなかったり遅れたりします。人事担当者の印象が悪くなります。内定式に持参する物品・書類は、前日に入念にチェックします。
[自己紹介の準備をしておこう]
採用人数が多い企業では、内定式の懇親会・交流会で一人一人自己紹介をする時間がありません。でも、採用人数によっては、内定者が自己紹介をする場があります。また、懇親会・交流会では、初めて顔を合わせる先輩社員や内定者同士に自己紹介をすることになります。自分を相手に上手に紹介して、先輩や内定者同士との交流を深めます。
自己紹介は、自分の出身大学・学部・専攻・志望動機・入社後の抱負を要領よく簡潔にまとめます。
懇親会での話題も準備しておこう
懇親会・交流会では、自己紹介だけでは会話が続きません。会話を盛り上げて続けられるように、話題を準備しておきます。内定者同士の仲間意識や連帯意識が高まるような話題にします。先輩の社員や人事関連の担当者とも会話して、交流を深めるようにします。
懇親会・交流会の話題は、自己紹介・配属先の希望や不安・就活のエピソードなどがオススメのようです。
内定式のマナーは？
内定式は新卒採用の学生にとっては、社会人としての第一歩となります。採用が内定した企業に入社することを意識して、ビジネスマナーに反しないように注意します。内定式のマナーに関連する記事は、就活サイトに多く紹介されています。
[内定式は欠席してもいい？]
内定式を欠席しても「内定取り消し」にはなりません。しかし、内定式に出席して懇親会に参加した内定者は、会社の上層部や先輩社員と交流して人間関係の基礎を築いたり、内定者同士の連帯意識・仲間意識を高めたりします。内定式の欠席者は、他の内定者よりも一歩出遅れることになります。
授業を欠席しても内定式には出席する
内定式は、新卒採用者の入社の意思を最終確認して入社意識を高める場です。企業側は優秀な人材を確保しようと必死ですから、採用内定の解禁日と同時に内定式を実施するほどです。冠婚葬祭や自然災害など「やむを得ない事由」で欠席する場合を除いて、体調不良や大事な授業を理由に欠席すると、企業側は「入社意欲が低い」とか「入社意志がぐらついている」という印象を受ける可能性があります。
大事な授業がある日でも、授業を欠席して内定式に出席します。
「体調不良」という欠席理由は印象が悪い
「体調不良」「病気」という欠席理由は、人事担当者に悪い印象を与える可能性があります。なぜなら「健康管理も仕事のうち」で、社員には自己管理の責任があります。大事な内定式を控えて体調を崩す欠席者は、「自己管理ができない」と思われてもしかたがありません。
内定式欠席は電話で伝えて、手続きを確認する
やむを得ない事情で内定式を欠席する場合は、事前に担当者に電話で伝えます。まず欠席することをきちんと謝罪します。そして、内定の手続きの方法を確認します。内定の手続きを確認することで、入社意志と入社意欲を人事担当者に伝えることができます。
電話では次のことをハッキリ伝えます。
- 大学名と自分の氏名(城東大学の田中太郎)
- 内定式に欠席することと欠席理由
- 内定式を欠席することへの謝罪
内定式を欠席することは企業側にマイナスのイメージを与える可能性があります。誠実な対応をすることで、マイナスイメージを軽減するようにします。
遅刻は絶対にNG
内定式の遅刻者は欠席者よりも悪い印象を会社側に与える可能性が大です。自然災害や交通機関の大事故で遅刻するならともかく、単なる寝坊や時刻の確認ミスなどで内定式に遅刻するのは絶対にNGです。
内定式の会場と開催日時を入念にチェックして、当日は早めに家を出ます。少々の交通機関のトラブルがあっても遅刻しないように、時間の余裕を見ます。
[内定式の後で内定辞退できる？]
内定式の後でも、内定辞退はできます。内定式で提出する「内定承諾書」は法定拘束力を持ちません。内定者には「職業選択の自由」という権利があるからです。内定式後に内定を辞退しても、内定者が企業から文句を言われたり損害賠償請求をされることはありません。
内定辞退は企業に迷惑をかける
企業の人事担当者・採用担当者は少しでも優秀・有能な人材を確保するために、時間とお金をかけて応募者の中から採用者を選考します。採用内定した人を確実に入社させるために、説明会や研修会を実施したり内定式を開催したり工夫を重ねます。内定式で入社意志を最終確認できたと思ったら内定辞退では、採用担当者側の今までの苦労が水の泡です。採用担当者側は、内定辞退者の補充となる人材を確保するために再び奔走しなければなりません。
内定辞退者に文句を言わなくても、大学の就職センターなどにクレームをつけたり翌年からの同大学出身者(後輩)の採用に影響したりします。
内定辞退は早めに電話で伝える
内定式後に内定辞退する人は、できるだけ早く担当者に電話で伝えます。内定辞退の理由を正直に伝えて、採用担当者と企業に迷惑をかけたことを謝罪します。
内定辞退の理由は正直に
内定辞退の理由は正直に言う方が、後々無難です。「内定式に出席したら、会社の雰囲気や企業理念・企業文化がどうしても自分と相入れないとわかった」とか「第一志望の企業から内定通知が来た」などの理由で、内定辞退する人は少なくありません。就職する会社が内定辞退する企業の関連業種だったり、内定辞退した会社が将来の取引先になったりする可能性があります。嘘や曖昧な理由で内定辞退するのはNGです。
内定辞退したために就活が難しくなることもある
他に就職先が一つも内定していないのに、内定式後に内定を辞退すると就職活動が難しくなる可能性があります。関連業種への就活はやりにくくなるかもしれません。10月は就活の終わる時期ですから、ほとんどの企業が採用を内定しています。採用情報を集め直して就活を再開するのは、容易なことではありません。
でも、内定式後に内定辞退者が出ることは、企業の採用担当者側も十分承知しています。採用担当者・人事担当者は、内定辞退者の代わりとなる人材を求めます。企業の採用情報を丁寧に見直して、就活に励むことをオススメします。
[内定式で社会人のスタートダッシュが決まる]
内定式は社会人生活の第一ステップです。内定式と懇親会の行動で、社会人としてのスタートダッシュが決まると言えます。内定式には、することの流れ(内容)と目的をしっかり把握して参加します。以下は、内定式に参加する時の注意点です。
①社長・役員・人事部長の挨拶は熱心に聴く
内定式の最初に行う社長・役員・人事部長の挨拶は、身体を動かしたりしないで熱心に聴きます。内定式の会場がどこであっても、挨拶する社長たちから採用内定者の様子がよく見えます。学生時代のように聞き流していたり他に興味を示したりしている人は、入社意識が低く思われます。熱心にメモをしたり身を乗り出して聴いていたりする人は、仕事への意欲があると見られます。
②懇親会では積極的だが羽目を外さない
内定式のメインは内定書の授与ですが、次に大事なのは懇親会です。会社の代表者・取締役など会社の上層部や人事の担当者や先輩社員が出席して、内定者と親しく面談します。内定者同士が親睦を深めます。懇親会では積極的に多くの人たちと話すようにします。
敬語の使い方など言葉遣いに気をつける
懇親会では、内定者同士でもタメ口を利かないようにします。会社側の人たちにはきちんと敬語を使い、言葉遣いに気をつけます。
懇親会ではお酒が出ることもあります。お酒に酔ってフランクになるのはNGです。
社会人として恥ずかしくないように振る舞う
社会人として採用される会社の社員として、恥ずかしくないように振る舞います。内定式の懇親会の振る舞いで「社会人としての常識がない」「ビジネスマナーを知らない」などと、レッテルを貼られないようにします。
まとめ 内定式は社会人としての第一歩
就職活動も終盤となる10月から、各企業で内定式が開催されます。80%の企業が10月１日に内定式を行うのは、10月１日が経団連の定めた採用内定の解禁日だからです。
内定式は、企業側が応募者の学生を採用する意志を示し、学生側が志望した企業へ入社する意志を伝える場です。企業側と学生側が採用意志・入社意志の最終確認をし合います。
内定式の内容は企業によって多少異なりますが、メインは「採用内定書」の授与です。企業側は学生に採用内定書を授与し、学生側は「入社承諾書」を提出します。内定式は、①社長・役員・人事部長の挨拶 ②内定授与式 ③各種事務手続き ④交流会・懇親会という流れが基本です。会社によっては、会社見学や研修や適性検査などを実施します。
内定式の目的は、新卒採用者の企業への入社意識を高めることです。社長や役員から企業理念や事業内容などを直接聞き、企業理解を深め入社意欲を高めます。内定式で二番目に重要なことは、懇親会・交流会です。懇親会・交流会において、企業側と学生側のコミュニケーションを深め、内定者同士の仲間意識を強くします。内定ブルーと呼ばれる学生の不安感を払拭するのにも、内定式が役に立ちます。
内定式は新卒採用者の社会人としての第一歩となります。やむを得ない事由がない限り、内定式に出席します。内定式では言葉遣いや服装・髪型に気をつけるなどビジネスマナーに従い、社会人として恥ずかしくないように振る舞います。
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