質問をビジネスメールでするときの注意点は?メーリングリストを使うときは要注意!

ビジネスシーンや就職活動では、電話をしたり直接会ったりして問い合わせするのではなく、メールで質問することがよくありますよね。メールは記録に残りますし、多忙な相手のジャマをすることもありません。でも、メールの書き方が間違っていたりマナーに反していたりすると、相手に不快な印象を与えます。

メーリングリストを「何でも質問箱」のように考える人も少なくありません。

ビジネス・就活・メーリングリストで質問メールする時のマナーとポイントについてお伝えしますね。

ビジネスシーンの質問メール

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今やメールはビジネスには欠かせないツールです。ビジネスシーンでは、相手に電話したり直接会ったりしないでメールで質問することが多々あります。メールは記録に残りますし、多忙な相手の仕事のジャマをする可能性も低くなります。

ビジネスの相手に、製品の仕様書・部品・技術・商品の在庫・システムのエラー・提案書や見積書・研修会などについて問い合わせのメールをします。取引先の意見を聞くこともあります。問い合わせのメールの書き方や内容が悪いと、相手に不快な印象を与えます。回答をもらえなかったりビジネスに支障を生じたりする可能性があります。

ビジネスの質問メールは敬語など言葉遣いに気をつけて、マナーに従うことが大事なポイントです。

[ビジネスメールの基本の書き方は?]

まずビジネスメールの書き方の基本となるポイントを頭に入れておきます。

①正しい言葉を使う・正しく敬語を遣う

正しい言葉を使うこと・正しく敬語を遣うことは、ビジネスの基本のマナーです。ビジネスの相手に信頼感や好感度を与えます。

質問メールでは謙譲語の「伺う」を遣う

質問・問い合わせメールでは、「聞く」「尋ねる」の謙譲語の「伺う」を遣います。

  • ○○についてお伺いいたします。
  • ○○について伺いたく存じます。
  • ○○について伺いたいのですが。

「お伺いさせていただきます」は二重敬語

質問する時に「お伺いさせていただきます」と言う人が少なくありません。これは「伺う」と「させていただく」という謙譲語を二重に使う二重敬語になります。使わない方が無難です。

「質問がございます」「お尋ねいたします」「お尋ねさせていただきます」

質問・問い合わせする時に、「質問がございます」「お尋ねいたします」「お尋ねさせていただきます」を遣うこともできます。

ただし「ご質問がございます」「ご質問いたします」のように、「質問」に「御・ご」をつけるのはNGです。自分を敬った言い方になり、相手に失礼です。

②理解しやすい文章で書く

メールでは、理解しにくいことがあっても、すぐ聞き返すことができません。読むと内容がすらすら頭に入るように書かないと、コミュニケーションの速度が落ちます。相手が理解しやすい文章で書きます。

③簡潔に書く

忙しいビジネスパーソン・取引先の担当者には、簡潔に書くことが大事なポイントです。メールがだらだらと長くならないようにします。メールの本文を箇条書きにすると、簡潔にまとめることができます。

メールの構成

メールは次のように構成します。簡単な例文を添えます。

  1. 相手の会社名・部署(山田商事株式会社 営業部 営業第二課)
  2. 相手の肩書・名前(係長 田中太郎様)
  3. 簡単な挨拶・自己紹介・主旨(いつもお世話になっております。株式会社東京の鈴木花子でございます。先日お送りいただきました製品仕様書についてお伺いしたいことがございます)
  4. 本文詳細(箇条書きにして、わかりやすくまとめる)
  5. 結びの挨拶(御多忙中のところ、お手数かけて申し訳ございませんが、なにとぞよろしくお願いいたします)
  6. 署名(日本産業株式会社 営業部第三課 山田春男 住所 電話番号 メールアドレス)

[質問メールで注意する点は?]

ビジネスの相手・取引先の担当者は常に多忙で、いろいろな仕事を抱えていることを忘れないようにします。質問や問い合わせのメールをする前に、自分でできるだけ調べたり必要な情報を集めたりします。どうしても相手に問い合わせないと支障を来たすことだけ、質問するようにします。

①件名を見ただけで、用件がわかるようにする

質問メールの重要なポイントは件名です。件名を見ただけで用件がわかるようにすると、相手はメールの内容を理解しやすくなります。自分は、簡単な挨拶の後、本文の書き出しから内容に入ることができます。

件名の例文

  • ○○の商品のICタグについてお尋ねします
  • △△の製品の仕様書についての質問
  • ◇◇のシステムのエラーについて質問があります
  • 〇〇についてご意見を伺います

②本文は簡潔にわかりやすく

質問メールの本文は、簡潔にわかりやすく書きます。事前に自分で下調べをして情報を集め、質問事項を絞り込みます。1つの質問メールで問い合わせるのは、2件までに絞ります。どんなに多くても3件までにします。

短い文章

メールの文章は、できるだけ短くします。だらだら長い文章だと、こちらが何を聞きたいのか、相手に伝わりにくくなります。

質問が複数ある時は、箇条書きにする

質問が複数ある時は、質問項目を箇条書きにして簡潔にまとめます。それぞれの質問の冒頭に番号を振ると、わかりやすくなります。

  1. 商品○○の在庫についての質問
  2. 商品○○の取扱いについての質問

質問文に「?」は使わない

ビジネスメールでは、原則として疑問符「?」や感嘆符「!」は使いません。(英語のビジネスメールでは、疑問符は使います。)「御社のセミナーに弊社から三人参加させていただいてもよろしいでしょうか。」のように句点「。」にします。

③質問する前に断りの言葉を入れる

本文で用件に入る前に、一言断りの言葉を入れます。相手は多忙な時間を割いてこちらの質問に答えてくれます。相手に「手数をかけて申し訳ない」という気持ちを伝えるようにします。

例文

  • 御多忙中、お手数をおかけして申し訳ございません。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、
  • 御多忙中、失礼いたします。

④回答の期日がある場合は期日と理由を明記

質問メールする時、何かの理由でいついつまでに回答が必要になることがあります。回答の期限がある場合は、期限とその理由を明記します。「なぜ、〇月△日までに回答が必要か?」を相手に説明してわかってもらい、「答えが欲しい」というこちらの意志を強調します。

例文

弊社のお客様より、二週間以内に回答が欲しいという御要望がございます。御多忙とは存じますが、○○月△△日までに御回答いただきますよう、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

⑤締めの言葉を忘れない

質問メールでは、締めの言葉が重要です。締めの言葉がないと、メールが中途半端になります。下記は、締めの言葉の例文です。

  • 御多忙中恐縮ではございますが、御回答いただければ幸いに存じます。
  • お忙しいところお手数おかけいたしますが、御回答をお待ち申し上げます。
  • ご回答のほど、なにとぞよろしくお願い申し上げます。
  • お返事をお待ちいたしております。

⑥署名

ビジネス文書のメールには、最後に署名を明記します。署名は差出人に関する情報です。身元を確認するID票のようなものです。会社名・所属部署・名前・会社の住所・電話番号(直通と代表)・携帯の番号・メールアドレスの順に書きます。

社会人・会社員になったら、署名を自動的に出力できるようにしておくと便利です。

[回答をもらったら?]

問い合わせ・質問のメールに対する回答のメールが来たら、すぐにお礼の返信をします。相手が企業でも個人でも、時間を割いて答えてくれたのですから感謝の気持ちを伝えるようにします。答えが来たその日のうちに、お礼の返信をします。

お礼の例文

  • 早速ご回答いただきまして、誠にありがとうございます。大変助かります。
  • お忙しい中、早速御回答いただき誠にありがとうございました。
  • 急な質問にもかかわらず、御親切に御対応いただき誠にありがとうございました。

[社内でも質問メールをしていいか?]

会社の中でも質問したいこと・確認したいことが沢山ありますよね。相手が超多忙な人で質問する時間がなかったり親しい同僚だったりすると、メールで質問することもあります。でも、社内では直接相手に会って質問するのが、会社員の基本のマナーです。相手の都合を考えながら、直接会って尋ねます。

会社によってルールが違う可能性があるので、社内で質問したくなったら上司や先輩に相談することをオススメします。

直接相手に質問する時も、言葉遣いに気をつけて要点を整理する

直接会って質問する時も、敬語など言葉遣いに気をつけます。質問の内容をよく整理して、要点を掴んで簡潔にわかりやすく話します。答えてもらったら、丁寧にお礼を述べます。

[質問メールに回答する方法]

質問のメールに回答する時は、正確に情報をつたえることを第一とします。まず、相手が何を知りたいのか、正確に把握します。次に、相手に正確な情報が伝わるように、わかりやすく簡潔な文章で回答します。質問する時と同じように箇条書きにすると、わかりやすくなります。

①質問してくれたことに感謝する

回答する前に、質問してくれたことを感謝します。「この度は、○○につきましてお問い合わせいただき誠にありがとうございます」「△△についてご質問いただきありがとうございます」などと、書きます。

その後に「○○につきまして御回答申し上げます」「○○の件に関するお問い合わせにつきまして、以下の通りお答えいたします」などのフレーズを遣うと、スムーズに本題に入れます。

②質問に対しての答えのフレーズ

質問に対する回答には、下記のフレーズがよく使われます。

  • ○○となっております。
  • ○○とのことでございます。
  • ○○という次第でございます。

すぐに回答できない時は「確認いたしまして、後日御回答申し上げます」「確認できましたら、御報告いたします」などのフレーズを遣います。すぐに回答できなくても、「質問メールを受け取った」ことを相手に伝えます。

③理由などを丁寧に説明して、相手の理解を求める

納期遅れや商品・製品の不具合や見積書・仕様書の間違いについての質問については、理由を丁寧に説明して相手の理解を求めます。取引先とのビジネスが継続するように、誠意をもって答えるようにします。

就活の質問メール

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就職活動や転職活動をする時には、企業とのメールのやり取りが重要な連絡の手段となります。志望する企業に質問したい時も、メールで行うことが多くなります。

企業の採用担当者は大勢の就活生や転職の求職者から質問・問い合わせのメールを受け取ります。書き方のマナーが悪かったり質問の内容が曖昧だったりすると、印象が悪くなるどころかスルーされる可能性があります。

就活生はまだ学生ですが、メールの基本のマナーは知っておく必要があります。転職する人は社会人ですから、敬語の遣い方などビジネスマナーをしっかり心得ていると、採用担当者は考えます。質問メールの書き方が悪いと、社会人としての常識やマナーを疑われます。

[件名と宛名を明記する]

件名と宛名を明記するのは、ビジネスメールの基本です。

件名は差出人と用件がわかるようにする

採用担当者は人事関連のメールを毎日多数受け取ります。その中からどのメールを読むか判断る材料は、件名です。また、差出人がハッキリしていないとスパムと思われる可能性があります。件名は、差出人と本文の内容がわかるようにします。新卒の就活生は大学名も入れます。

  • ○○大学 田中太郎【会社説明会についての質問】
  • 《△△大学 鈴木花子》二次面接の日程調整につきまして

転職の求職者は、差出人の名前だけ書きます。

  • 青山春男【面接時に持参する書類につきまして】

宛名は会社名・所属部署・役職(肩書)・名前の順で

メールの宛名は、会社名・所属部署・肩書・名前の順で書くのが、基本のマナーです。採用担当者の名前がわからない時は、「御担当者様」とします。

  • 株式会社山田産業 人事部 佐藤一郎様
  • 山田商事株式会社 人事部 ご担当者様

[本文の書き方]

本文は簡潔に要領よく書くようにします。何を聞きたいのか、採用担当者にハッキリわかる文章にします。敬語など言葉遣いに気をつけます。下記の手順で書きます。

1,挨拶

面識のない相手にもきちんと挨拶します。「初めまして」「この度はお世話になります」などと書き出すのが、一般的です。

2,自己紹介

簡単に自己紹介をします、自身の名乗りを上げるとも言えます。

就活生の例文

  • ○○大学経済学部経営学科の山田太郎です。
  • 就職活動をいたしております△△大学国際政経学部の鈴木花子と申します。

転職者の例文

  • 転職活動をいたしております田中太郎と申します。

3,用件

企業に送るメールは、ストレスなくスラスラと頭に入っていくような文章にします。用件は簡潔にまとめます。質問が複数ある時は、箇条書きにします。ビジネス文書ですから、質問文でも疑問符「?」を遣いません。

4,結びの挨拶

企業の人事の担当者は多忙です。毎日、多くの転職希望者や就活生からメールを受け取っています。一言お礼の言葉や思いやる気持ちを表す言葉を添えると、担当者は好感を覚えます。

例文

  • 御多忙中お手数をかけますが、お返事いただければ幸いに存じます。
  • お忙しいとは存じますが、御回答のほどなにとぞよろしくお願い申し上げます。
  • お手数おかけして恐縮ですが、御連絡いただければ幸いです。

[署名を明記する]

就活の質問メールをする場合は、署名を明記します。大学名・自分の名前・メールアドレス・連絡先(住所と電話番号)を明記します。大学は学部・学科・学年を明記します。転職の求職者は、大学名は必要ありません。

例 就活生

  • ○○大学国際政経学部経営学科四年
  • 田中太郎
  • Email:taro1234@xxxx.co.jp
  • 〒1xx-xxxx 東京都豊島区○○1丁目1番地1号
  • 携帯09012345xxx   自宅03-xxx-xxxx

[回答をもらったら24時間以内に返信する]

質問メールに対する回答をもらったら、できるだけ早く返信します。遅くても24時間以内に返信します。面接日時の調整などについての質問に対する回答であれば、返信が遅れると日程の調整に支障が生じる可能性があります。相手の企業や担当者に迷惑をかけます。

また、多忙な採用担当者が時間を割いて対応してくれたことに対するお礼の気持ちを、必ず伝えるようにします。

例文

  • 御多忙中のところ早速御回答いただきまして誠にありがとうございます。御指示いただきました通り、〇月△日XX時に御社面接会場に参ります。なにとぞよろしくお願い申し上げます。
  • お忙しい中、お手数をおかけいたしました。御回答いただきまして、誠にありがとうございます。御教示頂きました通り、明日の会社説明会には私服で参加させていただきます。

[例文集を参考にする]

就活する学生も転職活動中の人も、質問をしたいけれど質問メールの書き方がわからないことがあります。就活サイト・転職サイトの記事には、質問メールの例文が沢山載っています。質問メールの書き方がわからない人たちは、例文集を参考にして書くことをオススメします。

メーリングリストで質問する場合は?

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メーリングリストは、ある集団のメンバーなどあらかじめ登録された特定の人たちに一斉に電子メールを送信する仕組みです。メーリングリストの参加者がある特定の人にEメールを送ると、メーリングリストに登録されている人たち全員に転送されます。送られてきたメールに返信すると、返信メールも登録されている全員に送られます。

[メーリングリストを利用する方法は?]

メーリングリストには、集団内の連絡や情報を共有するために開設されるものと、特定のテーマや対象について広く参加者を募って意見や情報を交換したり議論したりするために開設されるものがあります。

メーリングリストの開設は「だれにでもできる」と言います。専門的な技術や設備は必要ありません。でも、インターネットの初心者や知識・スキルに自信のない人は、まずメーリングリストの参加者になるといいでしょう。

管理者が許可した人たちだけ登録できる

学校の保護者の連絡・卒業生の連絡・地域のクラブやサークル活動の連絡・会社の部署内やプロジェクトチームの連絡や打合せなどに利用されます。この場合は、メーリングリストの開設者であるメーリングリスト管理者が許可したメンバーだけが登録できるようになっています。

だれでも自由に参加できるメーリングリスト

趣味や愛好者の情報交換や生活情報の交換・共有、特定の対象やテーマについての勉強会・討論・意見交換の場として利用されます。多くの人たちが参加者となり、気軽に会話を楽しめます。不特定多数の人とのコミュニケーションに威力を発揮します。

たいていのメーリングリストでは登録された人たちにのみメールが送信されます。でも、外部からの「投げ込み」投稿ができる場合もあります。情報の共有・交換の輪が広がります。

管理者は全体のまとめ役として、システムを維持・管理します。

[メーリングリストで問題解決?]

メーリングリストは、知識不足で悩んでいたり問題に対処できないで苦しんでいたりする人には、大いに力になります。ホームページの開設方法・プログラム言語や特殊機器の扱い方・文章の表現やフレーズの使い方などに困っている人が質問メールを送ると、多数の人が参加しているので問題解決の方法や対処の方法が見つかります。

メーリングリストを「何でも質問箱」と勘違いする

「わからないことがあったら」「機器が動かなかったら」「仕事でトラブルを起こしたら」と何でもかでもメーリングリストに質問を投稿する人がいます。そして、期待したような回答が一つも来ないでイライラします。「なんで回答が来ないの?」という質問に対する解法は、「メーリングリストは何でも質問箱ではありません」「メーリングリストは回答がすぐにもらえるサポートセンターではありません」です。

メーリングリストは「互助会」

プログラマーでWebページの技術ライターである結城浩氏は、「技術系メーリングリストで質問する時のパターン・ランゲージ」について述べています。技術系メーリングリストで質問するパターンのコツですが、技術系に限らず多くのメーリングリストで質問する時のパターン・ランゲージでもあります。

結城氏はメーリングリストは「互助会」と言います。メーリングリストはある技術や対象やテーマについて興味や知識・スキルのある人たちが情報や知識を共有したり交換したりする場です。参加者は年齢も経験も価値観も意見も違います。自分が勉強したり仕事をしたりする合間に、質問メールに対する回答をします。自分の知識や経験からわかることを教えてあげたり、知識・経験不足でわからないことを教えてもらったりします。お互いの好意の上に成り立っている「助け合いの場」です。

[メーリングリストで質問する時のポイント]

メーリングリストで質問する時のポイントは、「何を知りたいのか?」「なぜ困っているのか?」が明確にわかるようにします。

メーリングリストで流れたメールのやり取りは、スレッドにまとめられています。過去のログとしてファイルされています。質問を投稿する前に過去のログを見て、雰囲気を掴んでおきます。投稿者はわかりきったことを質問しないように、投稿者自身で検索エンジンや参考書などで下調べしてから質問します。

①用件をズバリと書いた表題をつける

「困っています」「教えてください」などの表題では、用件がわかりません。質問する内容がズバリとわかる表題をつけます。表題が正しいと、過去ログを検索する時も役立ちます。

  • ○○と△△の違いについて
  • ○○が実行できず△△のエラー

②適切な自己紹介をする

メーリングリストではお互いにだれだかわかりません。質問する時は、適切な自己紹介が必要です。投稿者自身の知識・技能・経験がわかるように書きます。「初心者です」と書くだけでは、どんな人かちっともわかりません。

③本文の内容は具体的に簡潔に

質問する内容を詳細に書く時は、具体的に簡潔に書きます。他の人が話の流れを追えるようにスレッドを切らないように注意します。読者が投稿者の記事に興味を持つように、問題の要旨を最初にまとめます。

技術系メーリングリストでエラーなどについて質問する時は、エラーの起きる手順を箇条書きにします。読者にわかりやすくなります。

④会社の業務に関する質問は要注意

会社の業務で対処に困る問題が起き、メーリングリストに質問することがあります。会社のメールアドレスを使うと、会社の名前が出ます。質問の内容によっては業務規程違反になる可能性もあります。「この会社の人は、こんなことも知らないのか」と馬鹿にされることもあります。質問内容が過去ログにファイルされて長期間保存されます。

会社の業務に関する質問は、個人のメールアドレスと会社のメールアドレスのどちらを使うか慎重に考えます。

⑤解決できた時は「まとめ」を投稿する

質問に対する回答を得て問題が解決できた時は、まとめた記事を投稿します。同じような問題を抱えて悩んでいる人の助けになります。

関連のあるスレッドには必ず返信します。情報・知識を共有したり交換したりできて、他の人たちの役に立つことができます。

まとめ 質問メールは簡潔にわかりやすく

ビジネスシーンや就職活動・転職活動において、相手に直接会ったり電話したりせずにメールで質問することが多々あります。今やメールはビジネスや就職・転職活動において必要不可欠なビジネスツールとなっています。でも、質問メールの書き方を誤ると、相手に不快な印象を与えるだけでなく、スルーされたりビジネスに支障を生じたりする可能性があります。

質問メールは、件名を見ただけで内容(用件)がわかるようにします。宛名を明記し、簡単な挨拶から入ります。本文の文章は簡潔で短くします。相手にストレスがかかることなくスラスラと頭に入るような、わかりやすい文章にします。「何を知りたいのか」「何を聞きたいのか」が相手にすぐわかるようにします。質問事項を2つまでに絞ります。詳細は箇条書きにすると、相手が理解しやすくなります。

質問を受け取る取引先の担当者や人事の採用担当者は多忙です。時間を割いて回答してもらうのですから、質問する前には「御多忙中お手数をおかけしますが」のような、相手を思いやるフレーズを入れます。質問メールの締めも、相手に感謝しながら返事を欲しい気持ちを強調するフレーズにします。最後に署名を明記します。

質問メールでは「お伺いいたします」など敬語を正しく使います。回答をもらったら、必ずお礼のメールを24時間以内に返信します。

社内で質問する時は、メールではなく直接相手に会って尋ねるのが基本のマナーです。

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