内定辞退の手紙は送った方がいい?辞退の方法を知っておこう!

厳しい就職活動や転職活動の末に、企業の採用担当者や転職エージェントから内定の通知をもらった時は誰しも喜びの感情が溢れ出るものです。とはいえ、就職活動も転職活動も複数の会社を並行して行うのが普通ですから、時として内定通知が重なることもあり得ます。

そんな複数の内定を得た際には、いずれかの会社への就職・転職を決断し、その他の会社へは必ず内定の辞退をしなければなりません。しかしながら、内定を辞退することは、それまでの人生で何度も経験するような性質のものではありません。そのため、会って伝えるべきか、電話で伝えるべきか、手紙で伝えるべきか、どのようにすれば良いのか困ってしまう人も少なくありません。

そこで今回は、就職活動や転職活動において内定辞退をする際の対応方法ついて、ご紹介したいと思いますので参考にしていただければ幸いです。

内定辞退をする際の対応方法

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たしかに、採用の意思を示してくれた相手企業側に内定辞退の連絡を入れることは、就活生にとって不安や憂鬱な気持ちが生じるかもしれません。

しかしながら、内定辞退の連絡は必ずしなければなりませんし、何をするにしても相手への連絡や報告をすることはビジネスマナーの中でも基本中の基本です。そこで、まずは内定を辞退するにあたっての対応方法について、ご紹介したいと思います。

内定辞退をする際の対応方法

まずは、内定辞退をするにあたっての対応方法として考えられる手段・連絡方法は、主に次の通りです。

  • 電話連絡をして、お詫びする。
  • 手紙を書いて、お詫びする。
  • メールにて、お詫びする。
  • 採用担当者に直接会って、お詫びする。
  • 転職エージェントに連絡する。

最も適切な対応方法は?

このような内定辞退の対応方法のうち最も適切な対応方法とされるのは、電話で相手企業側の採用担当者に内定辞退の意思を伝えて詫びた上で、後日改めてお詫びの手紙(詫び状)を送付する方法だと言えます。

その理由の一つは、内定辞退者が発生すれば、相手企業側は会社説明会・採用試験・採用面接などの採用活動を継続しなければならないかもしれないからです。企業の採用担当者に対して、確実かつ速やかに辞退の意思を伝えることができるのが電話連絡なのです。

また、内定辞退の連絡を先送りにすればするほど、様々な方面に迷惑がかかり自分自身が連絡しにくくなってしまいます。その点、素早く確実に採用担当者へ辞退の意思を伝えられるのが電話であり、連絡漏れが起こる可能性が低いのも電話なのです。

そして、電話で内定辞退の連絡をした上で、場合によっては後日改めてお詫びの手紙(詫び状)を送付して、内定の辞退について申し訳なく思う謝罪の気持ちと選考の過程でお世話になった担当者への感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

手紙(詫び状)は必須か?

このように内定辞退の方法としては、電話連絡は必須と言えるでしょう。それでは、お詫びの手紙(詫び状)も必須なのでしょうか?

結論から言ってしまうと、手紙は必ずしも必要なわけではありませんが、基本的には送るべきでしょう。特に次のような場合は、必ず電話連絡後に改めて手紙(詫び状)を送付すべきです。

  • いったん内定を承諾した後に、内定を辞退する場合。
  • 知人(大学教授・親族・友人など)の紹介があった場合。
  • 地域の伝統企業や老舗企業

このような場合には禍根を残さないように、誠意をもって対応しなければなりません。そして、誠意を伝えやすいのが手紙(詫び状)なのです。

ちなみに、内定辞退の連絡をした際に、わざわざ採用担当者が「手紙(詫び状)は不要です」と伝えてくることもありますので、そのような場合は改めて送付する必要はありません。

その他の対応方法について

メールのみで内定辞退を伝えることは、避けたほうが良いでしょう。ビジネスシーンにおいてメールのやりとりが増えているとは言っても、契約や謝罪などといった重要事項は相手と面と向かって行うのがビジネスマナーです。内定辞退という重要事項をメールだけで済ますことは、とても非礼な行為だと言えるでしょう。

次に、採用担当者に直接会って伝える方法は、たしかに最も丁寧な方法だと言えます。しかし、採用担当者も忙しいはずですから、わざわざ採用担当者の時間をとってまで伝えることは行き過ぎと言えるかもしれません。

最後に、転職エージェントを利用している転職活動者は、転職エージェントの担当者に伝えるべきでしょう。ただし、転職エージェントに対しても、礼を失しないように配慮が必要です。

電話による内定辞退での注意すべきポイント

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このように内定を辞退する場合は、基本的に電話で採用担当者に伝えることが必要であり、後日改めて手紙(詫び状)を送るようにします。

それでは、電話による内定辞退において、どんなことに注意すべきでしょうか?

電話連絡する際の注意点

実際に企業の採用担当者に電話連絡する際は、次のような点に配慮する必要があります。

  • 電話をかける時間帯(午後2時~午後4時くらいがベター)。
  • 担当者が不在の場合は、かけ直す。
  • 電話での声のトーン

電話をかける時間帯

ビジネスシーンでは、朝の始業後からの午前中と夕方の終業間際は忙しくなりがちです。そのため、これらの時間帯を外して電話をかけるべきでしょう。また、お昼の時間帯は昼休みで担当者が捕まらないケースも多いようです。

ですから、午後2時~午後4時くらいの間に電話をするとよいでしょう。

担当者不在の場合

担当者の不在の場合は、おおよその戻り時刻を尋ねた上で、改めて自分から電話をかけ直す旨を伝えます。この場合、折り返しの電話を要望することは失礼にあたりますので、避けなければなりません。

電話での声のトーン

声のトーンや声音は、思っている以上に感情を伝えるものです。ですから、内定辞退を伝える際は、申し訳ない気持ちを込めるようにトーンや声音に注意して話すことを心掛けます。

電話で伝えるべき事柄

電話をかけて企業の採用担当者につながった際には、落ち着いて次のような事柄を伝えます。

  • 所属(大学名・学部名)と氏名を伝える。
  • 内定通知に対する「お礼」を改めて伝える。
  • 相手の都合(今現在、電話をしても大丈夫か否か)を確認する。
  • 内定を辞退することを伝える。理由を聞かれたら、誠実に正直に答える。
  • 最後に改めて面接等で大変お世話になったことへの御礼を伝えて、電話を切る。

手紙による内定辞退での注意すべきポイント

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このように電話で採用担当者に対して内定辞退を伝えることできたら、次に手紙(詫び状)を送るようにします。

それでは、手紙による内定辞退において、どんなことに注意すべきでしょうか?

手紙(詫び状)を書く際の注意点

手紙(詫び状)を書く際には、次のような点に注意して失礼のないようにします。

  • 手書きをすること。
  • 封筒や便箋は白無地で縦書きのものを使用すること。
  • 修正液は使用しないこと。間違ったら書き直します。
  • 大きな企業の場合は、宛名にも要注意。

手書きをすること

なぜ手書きをしなければならないかというと、それは内定辞退をすることについて「申し訳ない」という気持ちを伝えるためです。ワードなどの文書作成ソフトで書いたほうがきれいかもしれませんが、印字された言葉からは気持ちが感じられにくいのですね。

封筒・便箋は白無地で縦書き

目上の人に出す場合や詫び状の場合は、基本的に縦書きをするのが手紙の書き方マナーとされています。ちなみに、横書きは身近な親しい人に対するものとされています。

修正液を使用しない

修正液を使用しないのも、あくまでも「申し訳ない」という気持ちを伝えるためです。修正液での訂正が1ヶ所でもあると、手紙の受け手としては軽く見られたと感じてしまうかもしれません。

大企業では宛名にも要注意

大きな会社では、会社名と担当者名だけではスムーズに届かない可能性があります。そのため、宛名には人事部といった部署名や担当者の役職名なども加えるとよいでしょう。当然ですが、封筒の裏面には差出人の住所と名前も忘れてはなりません。

手紙(詫び状)で書くべき事項

手紙(詫び状)を書く際には、相手に失礼とならないように間違いなく丁寧に次の事柄を書きます。

  • 頭語、時候の挨拶、繁栄を喜ぶ言葉を記す。
  • 内定通知に対する御礼を改めて記す。
  • 電話で内定辞退を伝えたことを踏まえ、改めてお詫びを記す。
  • 内定辞退の理由を簡潔に記す。
  • 最後に改めて面接等で大変お世話になったことへの御礼を記す。
  • 結びの挨拶、結語、日付、所属と氏名を記す。

頭語、時候の挨拶、繁栄を喜ぶ言葉

  • 頭語 … 「拝啓」
  • 時候の挨拶 … 「〇〇の候」(〇〇は季節ごとに異なります)
  • 繁栄を喜ぶ言葉 … 「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」

お詫びの手紙の内容の具体的な例文

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

先日お電話にてお話いたしましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡致しました。

悩み迷いましたが、希望職種や自身の適性を考慮した結果、他社への入社を選択することにいたしました。

このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

また、選考中より△△様には大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。

結びの挨拶、結語

  • 結びの挨拶 … 「貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます」
  • 結語 … 「敬具」

まとめ

いかがでしたか?就職活動や転職活動において内定辞退をする際の対応方法ついて説明してみましたが、ご理解いただけたでしょうか?

近年は空前の人手不足となっており、就職活動や転職活動も売り手市場となっています。そのため、複数の内定通知を得る人も少なくないようです。内定が重なれば、当然ですが

いずれかの会社への就職・転職を決断し、その他の会社へは必ず内定の辞退をしなければなりません。特に就活生にとっては、内定辞退の連絡は伝えにくいことも相手に伝えなければならないという点で、ビジネス社会への第一関門と言えるかもしれません。

本記事などを参考にして、しっかりと自分の意思を伝え、前向きの第一歩を踏み出せるようにしましょう。

  
  
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