「仕事先で残業が多くて帰れない」という方、仕事量が多すぎると思っているかもしれませんが、実は要領が悪いのかもしれません。要領が悪い人は、仕事をダラダラやったり、仕事の本質を見抜けずにやらなくてもいい仕事に打ち込み頭を抱えがちです。
仕事を依頼した相手が何を求めているのか、仕事の本質や目標、目的、ゴールとしているものを考えて仕事を行うことで、あなたへの評価が変わってきます。また、要領よく仕事することは、残業時間を減らします。休む時間がとれてストレスもなくなり、ライフバランスを整えることが出来ます。
ここでは、要領が悪い人の特徴や改善ポイントについて詳しくご紹介します。
要領の悪い人について
要領が悪いということは、仕事をするのが遅くて、仕事が出来ないイメージを持っている方も多いと思います。その為、自分の周りの人たちから要領が悪いなんて思われたくないですよね。
ここでは、要領が悪い人の概要や仕事の適正チェックをする自己診断方法についてご紹介します。
要領が悪い人とは？
要領が悪いとは、物事に対する取扱ややり方が下手なことを言います。
その為、仕事で要領が悪いと、仕事を終えるのが遅く、残業する時間も多くなります。残業時間が多くなると、ライフバランスが崩れてストレスにもなりやすく、会社を行くのが嫌になったり、精神的な病気にかかりやすくなります。
残業している人は「自分は一生懸命仕事をしている」という気になっているかもしれませんが、一方で周囲からは「要領が悪いな」と見られていることがあります。このように、自分自身では要領が悪いということに気づいていない可能性が高いです。残業をしなければいけない場合、そもそも仕事量が多いか要領が悪いかのどちらかに当てはまります。
周りの人と比べて仕事をこなす量が遅かったり、成果があがっていなく残業時間が多い人は、要領が悪い人に当てはまる可能性が高いです。このような人はまず、一度自己分析をすることをオススメします。仕事自体があなたにあっていない可能性が高いからです。
要領が悪い人の特徴としては、仕事の本質が見抜けない、優先順位がつけられない、無駄に丁寧に仕事をします。一方で、要領がいい人はどこの環境にいっても柔軟に対応することが出来ます。要領がいいということも能力の１つで、改善することで、ライフバランスを整えることができます。
自己診断方法
自分は、要領が悪いかもしれないと思った方、まずは自分に今の仕事が合っているのか適正チェックを行うことをオススメします。仕事には向き不向きがあり、適性な職についていなければ、自分の力を発揮することが出来ません。
まずは、自己診断を行って、自分の性格が職種にあっているのか確認してみましょう。リクナビNEXTの「グッドポイント診断」など人材紹介のサイトでは、自分の強みを客観的にみてくれるチェック診断が存在します。これらを利用して、まずは自己診断を行いましょう。
仕事が適正でない場合は、仕事を変えることを検討しましょう。また、仕事が適正であった場合や、適正に関係なく今の職種をやり続けたいと考えている方は、やり方を変えるだけで改善できる部分もあります。
要領が悪い人の特徴
要領が悪い人の特徴は「仕事の本質を見抜けない」「優先順位がつけられない」「無駄に丁寧に仕事をする」「整理整頓ができない」などが挙げられます。
ここでは、これらの詳細について詳しくご紹介します。
仕事の本質を見抜けない
要領が悪い人の特徴として、仕事の本質を見抜くことができずに、本来の目的とは違った場所で頭を抱える傾向にあります。例えば、「来月以降の売上を上げる為の施策を提案して欲しい」と上司に頼まれた場合に、提案資料作りに、こだわって時間を取られたりしています。また、提案するのに、色々悩んでしまい提案することが目的にもなりがちです。
資料作りはもちろん見やすければ見やすいだけ良いのですが、デザインを見るのではないので、何を伝えたいかが一目で分かれば、シンプルな作りで良いのです。時間をかけて資料作りを一生懸命しても内容がイマイチであれば、資料作りにかけた時間も無駄になります。
また、いつも同じような資料を作っている場合は、自分でフォーマットを作成して、文字を打ち込むだけで報告資料が作れるように設定したり、事前に上司と口頭で自分の意見やアイディアを話してから、提案資料に取り組むなどして、本来の目的でないところで時間をかけないようにすることが必要です。
優先順位がつけられない
要領が悪い人は、優先順位をつけるのが苦手な傾向があります。何が重要なのか、何が緊急案件なのかで優先順位をつけるのではなく、簡単な作業から手につけていく傾向にあります。その為、要領が悪い人は、難しそうだな、疲れそうだなと感じるような仕事は後回しになりがちです。また、簡単な仕事が片付いて、いざ難しそうな仕事に取り掛かって行き詰ると休憩したりする傾向にあります。
このような人は、仕事に行き詰った場合、どのように解決すればいいのか、周り先輩や上司に相談してみましょう。仕事において、報・連・相(ほう・れん・そう)と言われる「報告」「連絡」「相談」は、とても重要です。上司はあなたの教育や仕事を全体を取りまとめるの役目があります。その為、仕事をどうしていいかわからずに悩んだままにしていると、全体に影響が出てくる可能性もあります。
相談してみることで、あなたの仕事の進み具合は変わるはずです。その仕事自体しなくてもいい場合もあれば、人員を追加してくれる場合もあります。1人で全てをやることが仕事が出来るという評価ではありません。目標を達成することが重要なので、効率のいい方法がないか質問してみましょう。
無駄に丁寧に仕事をする
要領が悪い人は、無駄に丁寧な仕事をするのも特徴の一つです。１つの作業に対して、無駄に確認が多く、何度も確認して時間を取られます。始めたばかりの人や新しいこと、とても重要なことであれば、何度も確認する必要がありますが、慣れている仕事であっても何度も確認している場合は、「要領が悪いな」と周りから思われているかもしれません。
特に事務系専門職、士業のアシスタント職、サービス系のレジ打ち、倉庫作業、配達作業などの同じような作業を繰り返すような仕事の場合は、質だけでなく量をこなすことが重要になります。
例えば、レジ打ちが仕事の場合に、何度も商品を確認していると、時間がかかってしまいます。質を重視するのも重要ですが、量をこなすことが求められる仕事については、1つ1つの作業の時間配分が重要になってきます。
まずは、周りと比べてどのくらい時間が掛かっているか確認してみましょう。周りよりも遅いなと思うのであれば改善する必要があります。どうしたら早くなるのか、周りの人に相談してみたり、周りの人がどのように仕事をこなしているのか、一度全体を見渡してみましょう。
整理整頓が出来ない
身の回りがグチャグチャであると、どこに重要なファイルを置いたか忘れてしまったりして探すのに時間を取られてしまいます。身の回りの整理整頓は常に心がけて、物を置く位置を決めて置きましょう。仕切りごとにグループ分けしておくと、探しやすくなります。
例えば、1段目の棚は文房具しか入れない、2段目は請求書や納品書など毎月の計上に必要なもの、3段目は経営戦略やグループの施策などに関係する資料、4段目はメモ用紙をおく場所などと配置を決めておくことで、探す手間がなくなります。
必要であれば、クリアファイルなどを購入して細かく分類して工夫しましょう。また、1週間に1度は机の中のものを、見直したり捨てる時間を設けて、探しものをする時間を減らしましょう。
要領のいい人から学ぶ、要領の悪さ改善方法
要領のいい人は、「物事の本質を捉えるのが得意」で、何が重要な事かを把握した上で、行うべき行動の「取捨選択」を行い、それに対して「優先順位」をつけて仕事をします。
また、仕事をこなさなければいけない量によっては1人の力ではどうにもならないことがあります。その時には、「上手く人を利用する」や「効率のいいやり方を考える」のも、要領がいい人の特徴と言えます。
取捨選択をする
要領の良い人は、まず取捨選択を行うことが出来ます。職場でやらなければいけないような事は膨大に出てきます。例えば、新規プロジェクトを任された場合、特に膨大な量の仕事が思いつきます。しかし、それを全て行っていたら、納期に間に合わないかもしれません。その為、まず全体量を把握して、本当に行わなければいけないものを取捨選択します。
また、あなたが今やっている仕事、本当に重要なものですか？例えば、あなたの仕事が通販サイトのプランニングの仕事で、会社の売上を上げることが目的だったとします。売上を上げる為に特集ページを週3本作ってサイト上に公開する事がルーチン作業になっていた場合、一度その仕事見直してみた方がいいかもしれません。
もっと売上を上げる為の方法を探す為に、特集作成を週1回にしてみて、別の挑戦をしてみる時間にあててみるのもいいと思います。このように、2本の特集製作を捨ててまで、行うべきことがあるかもしれません。
この場合で言うと、特集を3本作るのが仕事なのではなく、売上を上げることが仕事です。その為、売上を上げるという本質さえずれなければ、取捨選択は出来るのです。しかし、特集製作を2本減らして、ただ売上が下がっただけでは、仕事をしていないのと同じです。
取捨選択のポイント
上司に言われたものを、そのまま行っているようであれば、要領のいい人とは言えません。上司に言われたとしても、依頼の本質を見抜いて、より良いものを提案したり、より力を入れるべきものに集中して、細かいものを捨てる選択をするのも時には重要です。想像力を働かせて、どのようにしたら効率よく出来るか考えましょう。
取捨選択の仕方が分からないようであれば、上司に相談しましょう。また、取捨選択が出来ていない為に、残業が多い方は時間で区切って見ましょう。「今日は絶対に19時に帰る」と決めて、時間通りに帰りましょう。時間を意識することで、本当に必要なものだけに取り組み、ダラダラ仕事をしなくなります。
残業が必要になる場合は、そもそもやらなくていい仕事をやっている可能性もあります。一度本当にやらなければいけない仕事か考えましょう。また、仕事量が多い場合は、どのようにやれば効率的に仕事が出来るのか、周りの人に相談してみましょう。
優先順位をつけられる
要領のいい人は物事の優先順位をつけるのが得意です。要領のいい人は、まずは１つ１つの物事の重要度や緊急度を確認し、頭の中で整理整頓します。重要度が高く緊急度の高いもので尚且つ、確認しなければいけない仕事、他の人を含めないと進めないような仕事は、時間がかかる為、先に進めていきます。
もし頭の中で整理できない人は、紙を使いましょう。例えば、今日行わなければいけない仕事が10個あったとします。まずは1日の始めに行うべきものを紙に書いて、優先順位を決めます。頭の中で上手く整理整頓ができない人は、紙に書いて整理整頓すると、何が優先順位が高いのか、何から手をつけなければいけないのか、把握することができます。
優先順位のつけ方のポイント
まずは、行う内容の「緊急性」と「重要性」をみることが重要です。下記のように行う内容を振り分けてみて、優先順位をつけましょう。
■「緊急性」と「重要性」の優先順位のつけ方
１．緊急性：高い、重要性：高い
・例えば、締切日の決まっているものやクレーム対応など
２．緊急性：低い、重要性：高い
・例えば、長期経営戦略など、長期に渡る重要度の高いもの
３．緊急性：高い、重要性：低い
・例えば、電話、重要度の低い締め切りのある仕事
４．緊急性：低い、重要性：低い
・例えば、整理整頓など
職種によって異なる場合もありますが、他に、優先順位をつけるポイントとしては、他の人が関係する仕事を先に手をつけることです。
緊急度や重要度の高いもので、他の人が関わるような仕事は、他の人に確認する時間が取られる分、自分のペースで仕事が出来ない場合も多く、時間がかかります。
人を利用する
要領の良い人は、人を上手く利用します。仕事を行う上で、1人で物事を行うのには、限界があります。その為、人を利用することが重要です。仕事には、「自分でなければ出来ない仕事」と「自分でなくても出来る仕事」があります。
マニュアルさえあれば、だれでも打ち込めるような、打ち込み作業や資料のコピーや用意、情報まとめ、資料作成など、どんな事をしたいか細かく伝えれば、他の人でも出来る仕事がたくさんあります。そういうものに関しては、人を上手く利用して依頼しましょう。
例えば、営業職や人材派遣など人と関わる仕事についている場合で、売上をもっと伸ばしたいと考えている場合、営業電話をかけたり訪問したりして取引先を増やことが必要になります。
しかし、資料作成などに手間取っていて、実際の営業電話の時間が少なくなってしまうと本来の仕事が出来なくなります。その為、資料作成や打ち込みや簡単なメールの返信などは他の人に頼んで、力を入れるべき仕事に集中しましょう。
人に依頼するときのポイント
ポイントは、人に話して依頼することです。メールでの依頼は慣れてからであれば問題ありませんが、始めのうちは冷たく感じます。面と向かって話すことで心よく受け入れてくれる場合があります。新入社員の方の場合や、自分が後輩で先輩に依頼は出来ないなど立場上の問題がある場合は、上司に相談しましょう。
この仕事を他の人に頼みたいなど、自分が集中したい内容と合わせて相談することで、上司が人員を手配してくれます。このように、周りの人を上手く利用して自分の手を空けることで、やるべき事に集中するのもテクニックの１つです。
効率のいいやり方を考える
打ち込み作業など、手作業の多い仕事に関しては、パソコンを駆使することで時間を短縮できる方法がたくさんあります。まずは、何に自分が時間がかかっているのか確認しましょう。その時間がかかっている物を把握して、どのくらい時間が取られているのか、また周りの人がどれくらい時間とられているのか確認しましょう。
効率よく仕事するポイント
全体の合計作業時間が膨大になっている場合は、作業を簡単にする管理画面などの作成依頼をしてみましょう。全体にとって効率がよくなる方法を提案することは、会社の財産になります。
また、エクセル、ワード、パワーポイントなどソフトウェアを駆使することで、簡単に作業できることも沢山あります。その他にもパソコン作業が多い人は、ショートカットキーを覚えることで、作業の効率化が出来ます。例えば、自分で作業フォーマットを作って、コピペ作業だけで済むように工夫したり、中でもエクセルは簡単なプログラミングのような事もできるので、いつも手作業が多いなと感じている方は、一度エクセルについて勉強してみましょう。
開発者の方が身近にいる場合は、色んなソフトに詳しい人も多いので、あなたがどのように一連の作業を行っているのか、内容を話してみましょう。時間を短縮出来るソフトややり方を提案してくれる可能性があります。
いつも同じような作業を行っている場合、一度自分のやり方がベストな方法か見直すことが重要です。効率よくできる方法を考えて、時間をできるだけ短縮することを意識しましょう。
アスペルガー症候群について
要領が悪いと一言で言っても、もしかしたら病気の可能性もあります。 要領が悪く、複数のことを同時にすることができないことを、 アスペルガー症候群といいます。
ここでは、 アスペルガー症候群の原因や症状、治療法についてご紹介します。
アスペルガー症候群とは？
アスペルガー症候群は、自閉症に似ている病気で発達障害の1つです。特徴は、要領が悪く、複数のことを同時にできないという症状が見られます。例えば、学校で先生が黒板で書いていることを、先生の話を聞きながらメモを取ることが出来ないということが現れます。いくら頭が良くて1つ1つのことは出来ていたとしても、それを同時に行うことが出来ないのが特徴です。
また、1つのことに打ち込みすぎて、行動を切り替えることができません。他の人が話しかけても、聞こえていないのか、のめり込むように1つの作業に集中します。母親から「掃除して」と頼まれたら、ずっと掃除していて、行動を切り替えることが出来ないなどの状況がみられます。
発症頻度は1000人に1人の割合で、男性の方が比較的に多いと言われています。発症する原因に関して詳しいことは解明されていません。しかし、遺伝や母体の健康状態など様々なことが影響し、胎児の発育時における中枢神経系の発達時に、問題が生じて発症しているのではないかと考えられています。
また、原因は生まれる前だけでなく、成長過程において人とのコミュニケーションが少ない環境で育つとアスペルガーの症状が現れやすくなると言われています。例えば、両親がいない家庭で育つ、親との接する時間が短い、学校でも人とコミュニケーションを取る機会が少ないなどが該当します。
治療法
現在、アスペルガー症候群が発症するメカニズムが解明されていない為、完治することは難しいと言われています。根本治療は難しいですが、対処法として、心理療法などを通じて自分の気持ちを他人に伝えることで改善させます。
他には、症状に応じた薬も処方される場合があります。また、人間関係でストレスが生じる傾向にあるので、ストレスケアも十分に行う必要があります。
おわりに
残業が多いなと感じている人、仕事量がそもそも多いということもありますが、実は要領が悪いからかもしれません。
「自分は仕事を頑張っているから残業している」と思っていたとしても、周りからは「あの人、要領が悪くて仕事がいつも遅い」というように思われているかもしれません。仕事のしすぎは、ストレスになりライフバランスが崩れます。
要領よく仕事する為には、まずは自分の仕事が適正かを見極め、自分の仕事の進め方を見直すことが重要です。要領よく仕事することは、自分のライフバランスを変えるきっかけにもなります。一度自分の仕事のやり方を見直してみましょう。
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