ビジネスでは第一印象が大事です。名刺の渡し方・受け取り方のマナーが悪いと、第一印象が悪くなります。名刺の交換は、ビジネスマナーの基本中の基本です。新入社員ならともかく、入社して半年以上経つのに名刺交換が正しくできないと、社会人としての常識が疑われます。
就職活動や転職活動の面接でも名刺を受け取ることがあります。名刺の受け取り方が悪いと、採用の合否に影響する可能性があります。
ビジネスシーンにおける名刺交換のマナーと就活・転職における名刺の受け取り方についてお伝えしますね。
名刺の渡し方・受け取り方のマナーとは？
ビジネスシーンでは、よく名刺を交換します。名刺を交換することからビジネスが始まると言えます。ビジネスでは第一印象が大事です。名刺の交換マナーが悪いと、相手に与える印象も悪くなります。その後のビジネスや人間関係の構築に影響する可能性があります。
名刺交換のマナーはビジネスマナーの基本です。特に営業職にある営業マン・営業ウーマンは、名刺交換をすることが多くなります。基本マナーである名刺の受け渡しを間違えると、営業に差し支えることもあります。新入社員なら大目に見てもらえるマナー違反も、入社半年以上も経つと許されません。社会人としての常識を疑われ、取引先の人たちから信用されなくなります。
[名刺の渡し方のマナー]
名刺を渡す時は、目下から目上へ差し出して渡すのが基本マナーです。目下の人や訪問者が目上の人・訪問先の人より先に名刺を受け取るのはマナー違反で失礼になります。
ビジネスシーンの目上と目下
ビジネスのシーンで目上とは「仕事を与える側」「お金を支払う側」です。目下は「仕事をもらう側」「お金をもらう側」です。しかし、ビジネスシーンの目上・目下には企業の規模も関係します。大企業が「お金をもらう側」で中小企業が「お金を支払う側」の場合、中小企業が目下になる可能性があります。
営業をする人は常に「買っていただく」「売っていただく」と考えて、取引先の人たちは全て目上と考えるようにします。目上・目下は、相手の年齢や役職とは関係ありません。
訪問者から先に名刺を渡す
取引先・営業先の会社を訪問する場合は、訪問者自身が目下になります。訪問先を目上と考えて、訪問者から先に名刺を差し出します。
名刺を渡す方法
①名刺はすぐ出せるように用意する
名刺は常にすぐ出せるように用意しておきます。名刺入れは胸のポケットかカバンのすぐ出る所に入れておきます。
②名刺を渡す時は立ち上がる・テーブルや机を挟まない
名刺を渡す時は、立ち上がってテーブルや机を挟まない位置まで移動します。テーブルや机を挟んで渡すのはマナー違反です。席に着いたまま名刺を渡すのは、重大なビジネスマナー違反です。
③名刺は胸の辺りから相手の手元に向けて差し出す
目下の側・訪問する側から名刺を差し出して渡します。姿勢を正して自分の胸の辺りから相手の手元に向けて、弧を描くようにして差し出します。自分が差し出す位置が営業先・訪問先・取引先の相手が差し出す位置よりも下になるようにして、謙虚さを表します。
④名刺は両手で差し出す・名刺入れを名刺を載せる台にする
名刺を右手で持ち、左手を添えて差し出します。左利きの人は左で持ち、右手を添えます。両手を使って差し出します。相手が読みやすい向きにして、相手の正面に向けます。
名刺入れは名刺の下になるように持ちます。名刺入れが名刺を載せる台になるようにします。
④名刺を渡しながら自己紹介をする
名刺を渡しながら自己紹介します。「田中商事営業部二課の鈴木一郎と申します」と、会社名・所属する部署名・名前を名乗ります。相手の顔(目)を見ながら、名乗ります。名乗ってから腰を45度に曲げてお辞儀をします。自己紹介して「よろしくお願いいたします」と付け加えます。
- 例 日本産業第二営業部一課の佐藤花子でございます。よろしくお願いいたします。
[名刺の受け取り方]
名刺は両手で受け取るのが、受け取り方の基本です。片手で受け取るのはマナー違反です。
名刺を受け取る方法
①「頂戴致します」と言いながら受け取る
名刺を受け取る時は、黙って受け取らず「頂戴致します」と言ってから受け取るようにします。胸の高さで受け取ります。受け取ったら、丁寧に一礼します。
②相手の名刺は両手で受け取り、会社名・ロゴ・名前に指をかけない
営業先・訪問先・取引先の相手の名刺は両手で受け取ります。その時、相手の名刺の会社名・ロゴ・相手の名前に指がかからないようにします。
③名刺入れに載せるようにして受け取る
名刺は、名刺入れに載せるようにして受け取ります。名刺入れは名刺を載せる台になります。
④名刺を受け取ったら、内容を確認する
名刺を受け取っても、すぐには胸の高さから下におろさないようにします。名刺を胸の高さに保ったまま、「山田太郎様でいらっしゃいますね」と相手の名前など内容を確認します。
相手の名前が読めない時は、「失礼ですが、何とお読みすればいいのでしょうか？」「珍しいお名前ですね。○○とお読みしていいのでしょうか？」と相手に聞きます。初対面で名前の読み方を尋ねるのは、失礼ではありません。二度目から後に名前の読み方を聞いたり、間違った読み方をするのはビジネスマナーに反します。
名刺を受け取った後は？
名刺を受け取った後も、名刺の扱いに気をつけます。普通、名刺の交換の後は商談や打合せに入りますが、話に夢中になって名刺を粗末に扱わないようにします。名刺は相手の顔であり看板ですから、名刺を粗末にすると相手は馬鹿にされたような気になる可能性があります。
①名刺は名詞入れに載せて、自分の左側に置く
受け取った名刺をすぐ名刺入れにしまうのは、ビジネスマナーに反します。受け取った名刺は名刺入れに載せて、テーブル・机の自分の左側に置きます。テーブルに直に置かず名刺入れに載せて置くのは、相手に敬意を表すためです。
テーブルも机もない時は、一礼して名刺入れにしまいます。
②複数人と名刺交換した時は座席順に名刺を並べる
後述するように、複数の相手と名刺交換をした場合は、一番役職の高い人の名刺だけを名刺入れの上に載せます。後はテーブルの自分の左側に直に並べます。名刺を並べる順番は、相手側の座席順・着席順にします。商談中も、相手の顔と名前がわかりやすくなります。
テーブルや机が資料などでいっぱいになり、名刺を並べるスペースがない時は、一礼して名刺入れにしまいます。
③名刺にメモをしない・名刺をもてあそばない
受け取った名刺に日付など心覚えのメモをする人がいます。メモは相手と別れた後にします。名刺を受け取ったその場で名刺に何か書き込むのは、マナー違反です。受け取った名刺を商談中にもてあそぶのは、相手に対して大変失礼です。相手の企業にも失礼です。
④名刺をしまうタイミングは目上の相手に合わせる
名刺をしまうタイミングは、商談や打合せが終わる頃です。お互いに名刺をしまうのが、商談や打合せが終わる合図になります。営業先・取引先・訪問先の企業は全て目上と考えるのが無難ですから、相手が名刺をしまったら自分自身もテーブルに置いた名刺をしまいます。相手を尊敬する気持ちを伝えることができます。
相手や相手の会社側の人たちがまだテーブルの上に名刺を置いているのに、自分が先に名刺を名刺入れにしまうのはマナー違反です。
⑤名刺を置き忘れるのはNG
商談や打合せが終わって席を立つ時、名刺をテーブルに置いたまま名刺入れにしまい忘れるのは、ビジネスマナー違反です。また、名刺を名刺入れでなく胸のポケットや財布にしまうのもマナー違反です。
[名刺の同時交換]
名刺を交換する場合、相手と自分が同時に名刺を差し出して同時交換することがあります。
名刺は同時交換することが多い
ビジネスシーンにおいて名刺の受け渡しをする時は、同時交換する方が多いと言えます。一対一でも同時交換することが多いのですが、特に複数人で交換する場合は、名刺の受け渡しに時間をかけないように同時交換します。
同時交換の流れ
名刺を同時交換する場合は、「右手で名刺を差し出して渡し、左手で相手の名刺を受け取る」のが基本の流れです。他は名詞の渡し方・受け取り方のマナーと同じです。
①名刺を名刺入れの上に置き、胸の前で名刺入れを両手で持ってスタンバイします。
②左手で名刺入れを持ち、右手で相手の正面に向けて名刺を差し出します。この時、目上の相手より自分の名刺の位置が下になるように差し出します。訪問先・営業先の人たちは、自分自身より目上と考えます。できるだけ、目下から先に名刺を差し出すようにします。
③左手で名刺入れに載せるような形で、相手の名刺を受け取ります。目上の人よりも先に名刺を受け取らないように注意します。相手が自分の右手の名刺を受け取ってから、相手の名刺を受け取るようにします。お互いに名刺入れの上で名刺を受け取ります。
④左手で名刺を受け取ったら、空いた右手を添えるようにします。これで、名刺を両手で受け取るのと同じ形になります。片手で受け取ったことにはなりません。
[複数人で名刺交換するマナー]
複数人と名刺交換をする順番は、役職順が基本です。役職の上の人から、順番に名刺の受け渡しをします。
名刺は相手の人数分出しておく・受け取った名刺は名刺入れの下に
複数人と名刺を交換する場合は、まず相手の人数分だけ名刺を名刺入れから出しておきます。出した名刺は、名刺入れの上に重ねて置きます。１枚ずつ上から相手に渡していきます。
受け取った名刺は、名刺入れの下に置いて指ではさみます。名刺を落とさないように気をつけます。
複数で名刺交換する場合
名刺を交換する場合、自分1人で相手が複数人の場合・自分側(営業する側・訪問する側)が複数人の場合・自分側も相手側も複数の場合があります。
①自分１人対相手複数人
営業する側・訪問する側の自分１人で相手側が複数人の時は、相手の人たちが入室する順番や言葉遣いなどから偉い順番(役職の高い順番)を推察します。たいてい、相手側は役職の高い人から紹介します。最も役職の高い人から順に近寄り、名刺を交換します。
②自分側複数対相手側１人
新入社員が営業先・取引先を訪問する場合、たいてい先輩社員や役職者の上司が同行します。大事な取引先や力を入れたい営業先には、営業担当者に上司が同行することがよくあります。相手側は担当者1人で応対することが少なくありません。
自分側(営業側・訪問側)は、まず役職の高い人から相手側の人と名刺を受け渡しします。上司・先輩が相手と名刺交換している間は、胸の前で名刺入れを持ってスタンバイします。
③複数対複数
営業側・訪問側も複数、相手側も複数で名刺を交換するシーンはよくあります。自分側も相手側も役職の高い順に名刺の受け渡しをします。
例えば、営業部長が営業担当者に同行して取引先を営業訪問する時に、新入社員を連れて行きます。相手側は担当者とその上司の課長が応対します。この場合は、まず自社の営業部長が相手先の課長と名刺を受け渡しします。次に営業部長と相手の担当者が名刺交換します。それから、営業担当者が相手先の課長と名刺交換します。最後に新入社員が相手先の課長・担当者の順番で名刺の受け渡しをします。営業担当者と相手先の担当者は当然初対面ではありませんから、名刺交換は必要ありません。
名刺を受け渡しする時の注意点は？
営業職でなくても仕事をする人にとって、名刺交換は仕事のチャンスを掴む大事な場面です。名刺の受け渡しから会社と会社の付き合いが始まります。名刺は会社関係者にとってビジネスの大事な情報です。名刺１枚からビジネスが始まることもあります。名刺を受け渡しすることは、自分自身をアピールする良い機会でもあります。
名刺は大事なビジネスツールです。個人情報を書いたただの紙ではありません。名刺交換で受け取った名刺は大事に管理し、常に名刺交換がスムーズにできるように準備しておくことが営業のポイントです。
[名刺交換する前の準備]
名刺交換は事前の準備が大事です。準備の注意点は４つです。
①名刺を切らさない・忘れない
会社員になったら、名刺を切らさないようにします。外出する時は名刺を忘れないようにします。相手に名刺を渡すことができないと、ビジネスの機会を逃がす可能性があります。常に10枚以上の名刺を持ち歩くようにします。
②名刺は名刺入れに入れる
社会人になったら、必ず名刺入れを使うようにします。自分の名刺でも相手の名刺でも、ポケットに直に入れたり財布や定期入れに入れたりするのは、マナー違反です。自分の名刺も受け取る名刺も、名刺は必ず名刺入れに入れます。
名刺入れ無しで名刺交換するのはマナー違反
名刺入れは名刺を載せる台になります。名刺入れなしで名刺交換するのはマナー違反です。
名刺入れには人柄が出る
名刺入れにはに人柄が出ます。あまり派手な物や古くなって汚い物は避けます。
③ヨレヨレの名刺・折れ曲がった名刺・汚れた名刺をチェックする
相手にヨレヨレの名刺・折れ曲がった名刺・汚れた名刺を渡すのは、大変失礼です。名刺入れに入れっぱなしの名刺は、折れ曲がったり汚れたりしている可能性があります。時々チェックして、常にきれいな名刺を渡せるように準備しておきます。
④自分の名前を読みやすいように表記する
読みにくい名前や読み間違えやすい名前の人は、名刺を作る時にフリガナをつけたり。ローマ字表記を添えたりして、読みやすいようにしておきます。名刺交換は自分自身のプレゼンテーションの場ですから、相手に名前を覚えてもらうように工夫します。
海外取引が多い企業は、名刺に英語表記も入れる
海外取引の多い企業で働く人は、名刺に英語表記も入れるようにします。たいてい、名刺の片面に日本語表記、片面に英語表記をします。英語表記では名前がローマ字表記になり、読みやすくなります。
[名刺の受け渡しで困った時にはどうする？]
名刺を受け渡しする時に、うっかりしてミスをすることがあります。ミスをして困った時には対処法があります。
①うっかり名刺を忘れた！
名刺を交換しようとして、名刺を忘れたことに気づくことがあります。その時の対処法は、「申し訳ありません。名刺を切らしておりまして」と言うことです。「うっかり忘れました」というのは、NGです。会社に帰ってから、お詫びの手紙と一緒に名刺を郵送します。
②目上の相手が先に名刺を差し出した！
名刺を出すのに手間取って、目上の相手(営業先・訪問先の人)が先に名刺を差し出すことがあります。その時は、相手を待たせないようにします。「頂戴いたします」と言って、相手の名刺を先に受け取ります。それから自分の名刺を取り出して、「申し遅れましたが、田中商事営業部三課の鈴木太郎です」と言って渡します。
「お先にお名刺を頂戴して申し訳ありません」と言うのは、NGです。名刺は目下から先に渡すのがマナーですから、相手を目下扱いすることになります。
③名刺交換のタイミングを逃してしまった！
相手が名刺を出すのを忘れて商談や打合せを始めたり遅れて入って来たりして、名刺交換のタイミングを逃すことがあります。その時の対処法は、用件が終わって別れる前に名刺交換の機会をつくることです。別れる前に「今日は、どうもありがとうございました。恐れ入りますが、お名刺を一枚頂戴できないでしょうか？」と言います。ビジネスマナーに反することはありません。
④パーティーなどで大勢の人に会う
業界の新年会・忘年会・記念イベントなど多くの会社関係者が集まるパーティーや懇親会では、大勢の人と名刺交換します。名刺はいつもより多めに持っていきます。名刺入れをすぐ出せるように、胸のポケットなどに入れておきます。
立食の時は、持っている皿やグラスをテーブルに置いて、相手の名刺を両手で受け取ります。相手にも両手で名刺を渡します。
着席のパーティーや懇親会では、必ず立ち上がって相手に向き合います。両手で名刺の受け渡しをします。同時交換の場合もあります。
[名刺交換した相手には必ず挨拶する]
ビジネスにおける信頼関係の構築は、名刺の受け渡しから始まります。一度名刺を交換した相手の顔は必ず覚えるようにします。次に会った時には、自分から挨拶します。「いつもお世話になっております。先日お会いした田中花子です」「先日は、どうもありがとうございました。日本産業の山田太郎です」などと、明るく挨拶します。
挨拶して相手に感謝の気持ちを伝えることにより、相手に良い印象を与えることができます。相手との信頼関係が深まり、仕事のチャンスを掴む可能性があります。
名刺はきちんと管理する
名刺はビジネスの大事な情報です。受け取った名刺はきちんと整理して管理します。受け取った日付や相手の特徴や商談の内容をメモしておきます。
就職活動・転職活動における名刺の受け取り方
学生が就職活動をしたり社会人が転職活動をしたりする場合、面接官や人事担当者から名刺をもらうことがあります。就活生も転職希望者もマナーに従って名刺を受け取ります。
[就活生の名刺の受け取り方]
就活をしている学生は、まだ自分の名刺を持っていないのが普通です。面接の場で面接官や人事担当者から名刺を出されたら、素直に受け取ります。
名刺は両手で受け取り、一礼する
名刺は両手で受け取り、「ありがとうございます。頂戴いたします」と言います。その後、丁寧に一礼します。上体を45度傾ける丁寧なお辞儀をします。ただし、頭を何度もペコペコ下げると、面接の担当者に卑屈な印象を与えます。
名刺は自分の左側の机の上に置く
受け取った名刺は、机の上に置きます。自分から見て左側に置きます。面接が終わったら、名刺入れに入れます。机がない時は、「○○様ですね」などと名刺の内容をしっかり確認してから、名刺入れにしまいます。
名刺入れは用意した方がいい？
就活生は、たいてい名刺入れを持っていません。でも、名刺入れは、就活が終わって新入社員になるとすぐ必要です。就活のために名刺入れを用意することをオススメします。高価な物は必要ありません。名刺を出し入れしやすい形で、落ち着いた感じの物が無難です。
[転職活動中の名刺の受け取り方]
転職活動をする人は、社会人です。転職する前に、既に職に就いています。会社側は、転職者はビジネスマナーやビジネスシーンのルールを心得ていると当然考えます。名刺の受け渡しのマナーが悪いと、人事担当者や面接官は「この応募者は社会人としての常識やマナーを知らない。信頼できない」と考える可能性が大です。転職の場合は、名刺の受け取り方一つで採用の合否が左右されることがあります。
名刺はビジネスマナーに従って受け取る
転職する人は、就活生よりも注意深くビジネスマナーに従って名刺を受け取るようにします。面接などで人事担当者や面接官が名刺を取り出したら、素直に受け取ります。受け取り方の基本マナーは前述した通りです。要点だけを述べます。
- 立ち上がって相手の前に行き、両手で受け取ります。机を挟んで受け取るのはNG。
- 名刺のロゴや会社名・名前に指がかからないように気をつけます。
- 「ありがとうございます。頂戴いたします」と挨拶して、丁寧に一礼します。
- 受け取ったら名刺入れの上に相手の名刺を載せて、机の上の自分から見て左側に置きます。面接が終わったら、名刺入れにしまいます。机がない時は、一礼して名刺入れにしまいます。
転職者は前職や現職の名刺を渡すべき？
普通のビジネスシーンでは、相手に名刺をもらったら自分も名刺を渡すのがビジネスマナーでありルールです。転職活動で面接を受ける時も、「面接官や人事担当者から名刺をもらったら、自分も名刺を渡すべきではないか？」と考えてしまいます。転職関係のサイトには、「面接では、前職・現職の名刺を渡すべきか？」という質問の記事も少なくありません。
前職・現職の名刺を渡すのはNG
面接の時に前職・現職の名刺を面接官や人事担当者に渡すのはNGです。マナー違反です。
前職の名刺を出すと、転職理由を疑われる
すでに前の会社を退職して転職活動している人が前職の名刺を出して渡すと、人事担当者は「この応募者は、なぜ辞めた会社の名刺をいつまでも持っているのだろう？前の会社に未練があるのかもしれない」と、思う可能性があります。転職理由を疑うことがあります。
現職の名刺を出すのは、現在の地位や立場を主張している
現在も会社に勤務しながら転職を考えている人は、つい現職の名刺を出して渡してしまいます。現職の名刺を渡すのは「私は、こういう組織に属してこの役職に就き、こういう立場にいます」と主張しているようなものです。転職活動は一個人として行うものです。
履歴書を確かめるために現職名刺を要求される場合もある
応募者の履歴書の内容(職歴など)を確かめるために、面接官や人事担当者が現職の名刺を要求することもあります。名刺入れには現職の名刺を入れて用意だけはしておきます。
転職者は個人の名刺を用意する
転職活動をする人には、個人用の名刺を用意することをオススメします。在職で転職活動する人も、会社の名刺とは別に個人用の名刺を作ります。氏名・住所・電話番号(固定・携帯)・メールアドレスを記載するだけで、肩書・役職は書きません。
個人用の名刺を持っていれば、面接の時に名刺交換ができます。面接官や担当者にアピールできます。
まとめ 名刺交換は両手と名刺入れを使う
ビジネスは名刺を交換した時から始まります。名刺交換はビジネスマナーの基本です。
名刺の受け渡しは、目下から目上へ行うのが基本です。目上とは営業先・訪問先の企業の人たちです。複数人と名刺交換する場合は、役職の上の人から順番に行います。
名刺を渡す時は、目下の人から先に名刺を右手に持ち左手を添えて相手に差し出します。名刺入れに名刺を載せるようにして、胸の辺りから相手の手元に向けて差し出します。名刺を差し出しながら自己紹介して一礼します。
名刺を受け取る時は、「頂戴いたします」と言って両手で受け取ります。名刺入れを台にして載せるようにして受け取り、丁寧に一礼します。名刺の会社名・ロゴ・氏名に指がかからないように注意します。名刺の内容を確認します。
名刺を同時交換する時は、右手に名刺を持って差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。訪問先・営業先など目上の相手が差し出した位置より低い位置になるように差し出します。目上の人が自分の名刺を受け取ってから、相手の名刺を受け取ります。左手で受け取りますが、すぐ右手を添えて両手で受け取る形にします。名刺入れを左手に持っていて、名刺入れに名刺を載せるようにして受け取ります。
名刺を渡す時も受け取る時も、両手と名刺入れを使います。名刺入れなしで名刺交換するのは、マナー違反です。
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