ビジネスシーンで、企画書や説明資料など、紙媒体を使うことはまだまだよくあることです。そして、紙の資料に欠かせないものとしてホッチキスがあります。そして、このホッチキスを留める位置にも決まりがあるということをご存じでしょうか。
普段、何気なく留めてしまっていますが、ホッチキスの留め方ひとつとってもビジネスマナーがあるのです。たかがホッチキスと思うかもしれませんが、細かいところまできちんとした仕事をできる人は評価されます。知らない間に損をするよりはビジネスマンとしてきちんとしていると思われたいですよね。
では、ホッチキスの正しい留め方についてご紹介します。
ビジネスにおけるホッチキスマナー
では、ビジネスシーンで知っておきたいホッチキスの留める位置についてご紹介しましょう。
縦書きか横書きか
ホッチキスを留める正しい位置は、文章が縦書きか横書きかで決まります。横書きの文章の場合には左、縦書きの文章の場合には右が正しい位置となります。文章を読む上で自然にページをめくれる位置ですね。ビジネスのシーンでは横書きが多くなると思うので、左で留める場面が多くなるのではないでしょうか。
横書きの場合にはページの左上から読み始め、右下で終わりますし、縦書きの場合にはページの右上から読み始め、左下で終わります。そして、読み終わりの部分からページをめくる人が多いため、自然な動きができるためには読み始めの側でホッチキスを留めることが好ましいのです。
めくりやすさは大切
ホッチキスの留める位置というのは細かい部分で「それくらいいいだろう」と思ってしまうかもしれませんが、めくりにくい資料というのはあまり読む気がしないものです。
せっかく書いた企画書や資料がきちんと読んでもらえなかったら辛いですよね。ですから、読みやすい資料を作るためにもホッチキスの正しい留め位置を知っておくことは大切なのです。
縦書きと横書きが混在している場合
このように、ホッチキスを留める位置は書類の書き方によって大きく変わります。しかし、全てのページが横書き、縦書きで統一されているものばかりではありませんよね。では、横書きと縦書きが混在している書類の場合、一体どこにホッチキスを留めるのが正解なのでしょうか？
たとえば、横書きしてあるページがあったら、そのページを左に90度回転させましょう。こうすることで書類の向きを揃え、読みやすくします。そして、横書きのルールに沿って左上にホッチキスを留めて完成です。混在している書類の場合には、向きを揃える抱けて簡単にルールに沿った留め方をすることができます。
冊子になっている場合の留め方
資料と一口に言っても、形態はいくつかあります。では、冊子の形をしている場合にはどのような留め方をすればよいのでしょうか？ここまでご紹介した留め方は紙に対して一箇所のみを留める方法ですが、冊子になっている場合にはどのような留め方がよいのでしょうか。
数枚の資料の場合には一か所留めで問題ありませんが、枚数が多い場合にはより読みやすくするために冊子にすることもあります。冊子にする場合には、三か所ずつ留めるのが一般的です。この時も留める位置は基本ルールにのっとり、横書きなら左側、縦書きなら右側となります。留める位置は、端から５ミリ程度開けるのがよいとされていますから、参考にしてみてください。
中綴じにする場合
冊子のようにする方法の他に、資料を中綴じにする場合もありますよね。そうした時にはどこにホッチキスを留めるのが正しいのでしょうか。
中綴じにする場合には、紙を二つ折りにして重ねていき、折り目にあたる部分をホッチキスで留めます。中綴じで資料を作成する場合には、通常のホッチキスではなく、中綴じようのホッチキスを使用するとよりきれいに資料を作ることができておすすめです。
ホッチキスの針にも角度がある
ホッチキスを留める位置がわかったところで、次に大切なのは留めた時の針の向きです。
横書きは左上、横書きは右上、というだけではなく、針の角度も書類の扱いやすさに直結しますから大きなポイントと言えます。
45度が最も理想的
ホッチキスの針を留める時の角度は、45度が理想的だと言われています。45度が最も書類をめくりやすいからですね。ちょっとしたことですが、書類に目を通す側の気持ちになってみることが大切です。ビジネスマナーとして覚えておきましょう。
きれいに留められた資料は、雑然とした資料よりもはるかに見やすいものです。しっかりと意識して留めるようにしましょう。
ホッチキスの留め方・例外は？
ここまで、数枚の資料や冊子など、資料の形に合わせた留め方や、横書きや縦書きによる留め方の違いについてご紹介してきました。
しかし、常にルールに沿ってやっていればよいというものではありません。いくら仕事上のルールとは言え、その場その場に合わせて臨機応変に対応することも社会では必要なことです。そこで、ここまでご紹介したルール以外の留め方についてもご紹介しましょう。
相手に合わせる
資料を読む相手が不特定多数ではなく特定の誰かである場合は、その人に合わせて書類を留める位置を変えるのも方法の一つです。
たとえば、相手が左利きの場合には、横書きの書類であっても左上ではなく右上で留めた方が読みやすくなります。必ずしもルールに縛られず、相手にとって読みやすいことを第一に考えるとよいでしょう。
会社独自のルールがある場合も
また、会社によっては横書きなら左上、縦書きなら右上、という一般的なルールに沿っていない場合もあります。郷に入っては郷に従えと言うように、ルールはその会社に合わせるべきものですから、必ずしも一般常識にとらわれるべきではありません。
また、本来ならば左上に留めるのが好ましい場合でも、資料をファイルで保管する場合などは事情が違います。すべての資料を左上でホッチキス留めをすると、左側ばかりがかさばり、うまく資料が収まらないというような事態にもなります。
そのため会社によっては左上ではなく、左側の二か所を留めるなどしてふくらみが出ないようなルールになっている場合があります。その会社がどのようなルールで運用しているのかは働いてみないとわからないので、初めての時には周りの人に確認してみるとよいでしょう。常識にとらわれて勝手な判断をしないことが大切です。
ホッチキスで留めない方がよい場合も
横書きなら左上、縦書きなら右上、縦書きと横書きが混在している場合には左上隅を留めるというのがホッチキスの基本的なマナー3つですが、時にはこのマナーに当てはまらないこともあります。
資料の使い道によってはマナーに沿った留め方をした方が面倒になってしまう場合もありますから、例外も知っておくようにしましょう。
何度も見返す資料
たとえば会議中、大勢で何度も見返す必要のある資料は、ホッチキスで留めてしまうとかえって不便です。みんなで読みまわしをしたい時にはバラしておいた方が便利ですよね。
特に紙の枚数が多く、離れたページを頻繁に確認する場合には、留めてあると非常に不便です。効率的に確認をするためにも、資料はあえて留めない方がよいでしょう。取引先であれ上司であれ、事前に資料の使い道について認識合わせをしておくことで、無駄な手間を省く子tができ、時間を有効活用できます。
コピーを取りたい場合
初めからコピーを取る前提で作られた資料の場合も、ホッチキスで留めると煩わしくなります。資料を折り曲げてコピーを取らなければならなくなり、余計な手間がかかってしまうため、初めからホッチキスで留めない方がよいでしょう。
あらかじめその資料をどういった目的で使用するのかをきちんと把握しておくことも、ビジネスを円滑に進める上では大切なのです。
事前に廃棄が決まっている場合
部外秘の資料などは、一度目を通したら廃棄される場合も多々あります。そのまま捨ててしまえれば楽ですが、場合によってはホッチキスを外してから捨てなければならない場合もあり面倒です。こうした資料の場合には初めからホッチキスで留めず、その場限りですからバラのままで確認するようにしましょう。
会議中の利便性だけでなく、破棄する場合の手間も考えて資料を作れると非常にスマートですし周りの評価もあがりますよ。
便利なホッチキスの種類
ホッチキスには一般的な針を使うものから、針を使わないタイプ、中綴じ用のものまで様々あります。中綴じをしたい資料については普通のホッチキスよりもきれいに中綴じができる、専用のものを使うとよいでしょう。また、すぐに廃棄するものやできるだけ針を通したくない資料については、より簡単に扱える針なしほっちきすもおすすめです。
ただし、針を使わないタイプはその分強度が落ちますから、極秘文書のような重大な資料の場合には従来通り、きちんと針を使ったホッチキスを使った方が安全です。資料の種類や目的によって使い分けることで、より効率的に資料作成することができますよ。
まとめ
いかがだったでしょうか？ホッチキスはとても身近なものですし、事務職でなくとも、何かと日常生活で手にすることの多い道具です。まだまだ紙の資料を使う場面も多いですから、正しいビジネスマナーとして、ホッチキスの留め方を身に付けておくことは大切ですよ。数多くある資料の中で、たかがホッチキスの留め方と思うかもしれませんが、ホッチキスの留め方ひとつで社会人として、ビジネスマンとしての評価が下がってしまうかもしれないと思うと、とてももったいないですよね。
ちょっとしたことだからこそ、正しい知識を身に付けて、周りと差をつけましょう。見えないところでさりげない気配りをできる人というのは信頼されますし、一目置かれやすいものです。細かいところまで気を抜かず、大人として恥ずかしくないマナーを身に付けておきましょう。
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