貴方の職場の中にも仕事が異常に遅い人がいませんか？プロジェクトを組んでいても一人仕事の遅い人がいると、締め切りに間に合わなくなって、仕事場の雰囲気がイライラ状態になっているのではないでしょうか？
仕事が遅い人は自分では最善を尽くしているのですが、中々仕事がはかどらないことで、自分自身イライラを募らせています。
しかし、仕事の遅い人には細部の細かいことまできっちりとこなせる人が、多いのではないでしょうか？仕事が早くても沢山のミスがあれば仕事が遅い人と同じことになります。
仕事が早くて正確な仕事をこなす人は理想的です。仕事においてはスピードだけでなく正確さも必要とします。仕事が遅い人の特徴にはどの様な性格が潜んでいるのでしょうか？
詳しく見てみました。
仕事が遅い人の特徴
仕事の遅い人たちの特徴は二つの種類があるように感じます。一つは完璧にしないと気が済まない性格の人、もう一つは、全く仕事の意味を理解してない人に分かれるのではないでしょうか？
仕事の遅い人たちの共通点は、下記に掲げた要素が重なっているように考えられます。
完璧主義者
仕事の遅い人は几帳面で完璧主義を目指す人が多いです。この性格自体悪いことではありません。しかし、仕事の遅い人は気にかけなくても良いところに時間を掛けています。
仕事の早い人の考えは、いかに効率よくスピーディーに、楽に仕事をこなすことができるかと考えています。しかし、仕事の遅い人は余り気にするような部分でないところが、気になって手が止まってしまいます。
そのために締め切りに間に合わなかったりする可能性がでてきます。
アウトトップが下手
仕事の遅い人は情報を集めることは得意ですが、それを纏めるのに時間を掛けています。簡単に言うと効率が悪いということです。
身の回りには情報が一杯散乱しているのに、情報の取捨選択が苦手なのが特徴的といえます。作成物についての中身はいつもしっかりした物が多いです。
整理整頓ができてない
仕事が遅い人の中には整理整頓のできない人がいます。部屋の中を見回しても、デスクの上を見ても整理整頓ができていません。
このように整理整頓のできない人は、自分自身の頭の中も整理整頓ができていない人です。仕事を任され効率よく仕事を進めて行にはさまざまな方法があります。しかし、仕事の遅い人は自分の頭の中も整理整頓ができていないため、決断することも遅いので仕事に取り掛かることが中々できません。
急に上司からある資料請求を求められても、デスクの上に積み重なった書類の山から見つけなければなりません。
自分がいざ仕事をしようと行動を起こしたときに、ペンがどこに行ったのか分からなくなり探さなければなりません。仕事の遅い人は仕事より物を探す時間を費やします。また、自分の頭も整理されてないので、仕事を依頼されても煩雑に情報が溜まったパソコンの中と同じで、まず、頭の整理からしなければなりません。
・生産性が悪い
情報は沢山入っているのに頭の中がごちゃごちゃで、必要な情報を引き出すのに時間が掛ってしまって生産性が悪くなってしまいます。
整理整頓は業務効率化を図るうえで必要不可欠です。整理整頓のできていない人はいつも忙しそうに時間に追われている姿が多いです。
また、ファイルやクリップなどを工夫して、デスクの整理整頓をいつも心がけ習慣にすることが必要となります。整理整頓のできていない人はパソコンにおいても同じ感じが見られます。それを改善するには、PCに書類をデーターにして取り込むことが必要です。
仕事の早い人の特徴
仕事の早い人の特徴は次のような特徴があります。作った書類は一晩寝かせて次の朝にチェックを入れます。疲れていない頭で自分の作ったものをチェックします。
タイプミスはないか、入力した数字は正しいか、他人が読んでも理解できる文章かなどを一晩時間をおいてチェックしていきます。
このような作業には手間を惜しみません。仕事の早い人は新しい仕事の説明を聞いている時に、作業の手順を頭の中で組み立てながら聞いています。
作業効率が良いのです。作業スピードはこうすることでとても早くなります。仕事に取り掛ってから分からないことを聞くより、説明の場で聞くことで仕事の効率に大きな差が出てきます。
仕事の早い人は完成するまでのイメージができれば後は形にします。この時はミス返還など気にすることはありません。理由は翌朝じっくりチェックするからです。仕事の早い人は時間にかけるメリハリがハッキリしています。
モチベーションが低い
仕事の遅い人は向上心が低く仕事に対して受け身な人が多いです。会社員ならスピード感を持って仕事をそつなくこなすことは最低条件です。
会社の業績アップに貢献して高度な仕事をこなしながら、自分も成長しスキルを磨いていくものです。
しかし、モチベーションの低い人は目の前の仕事を、なぜスピードを持ってこなさないといけないかの思考が抜け落ちているのです。
仕事に対して積極的な人はどんどん仕事をこなしていきますが、仕事に対して消極的な人は、仕事を待っている感じで指示がないと動かないタイプが多いです。
そのため、仕事の知識を得ることも無く益々仕事が遅くなっていきます。積極的に仕事をする人は、どんどん仕事の知識を吸収し、仕事テクニックも習得してより早く仕事をこなすようになります。
全体像が見えていない
仕事の遅い人の特徴として、目の前の仕事しか見えてないことが多いです。全体像を把握して優先順位をもって仕事をしなければいけないのに、目先の仕事しかみえていません。
自分がしている仕事の全体像を把握して、責任の重さを自覚することが大切です。プロジェクトを立ち上げたときに仕事の遅い人が一人でもいると、そのプロジェクトの雰囲気は良くなることはありません。
仕事の遅い人でもできるその人の特徴を生かした仕事の配分をすることが、プロジェクトを成功させる必要条件となるでしょう。
いつもマイペース
仕事の遅い人の性格は、周りを気にしなくていつもマイペースな人が多いです。チームの仕事を受け持った時に仕事の遅い人が一人いるだけで、チームの雰囲気は乱れてしまいます。
仕事の遅い人がチームの中に一人いると、彼らはマイペースで仕事をするので作業が遅れても一向に気にかけることはなく、本人は職場の同僚に迷惑を掛けても自覚がないので一向に気にしません。
話の長い人も仕事が遅いと考えられます。要点をまとめて話すことができなかったり、自分のペースで話すので相手が急いでいても全く意識することはありません。
一般社会であればそれでも良いのですが、職場となるとマイペースでは周りの同僚たちに迷惑をかけてしまうことになります。
マイペースな人は元々性格的にものんびりした性格のところがあります。
集中力が散漫
仕事の遅い人は仕事に対して集中力が余り感じられないことがあります。集中しているようにみえて他ごとを考えていたりして、その仕事に熱中することができないので仕事が遅くなるのです。
周りの迷惑を考えていない
仕事の遅い人は周りが迷惑していることにあまり気が付いていません。特に反省も見られませんし、周りの苛立ちを自分が原因だと全く考えていません。それを想像する感性も持ち合わせていないのかもしれません。
仕事の遅い人は周りの仕事量と自分の仕事量を比べることなく、周りの雰囲気を感じ取って仕事をする意識がなく、自分が仕事が遅いことに気が付いていません。
仕事が遅い人への対処法
仕事の遅い人の対処法はあるのでしょうか？以下の方法を試みて対処してはいかがでしょう。
根気のいる仕事ですが、しかし、仕事をスピーディーに進めなければ意味がないことを理解させることは必要です。
仕事の進み具合を細部に報告してもらう
仕事の遅い人に仕事を依頼するときは、仕事の進捗状況を細部に報告してもらいチェックする必要があります。そして、仕事の重要性を分かりやすく理解させることが必要です。
仕事が遅い人に仕事を依頼すると、期限に間に合わなかったり次の仕事の依頼ができなくなります。本人から仕事の進捗状況を報告してもらっても、その、報告自体遅れることがあります。
ですから、本人のプライドを傷つけない範囲で仕事の進捗状況をチェックすることが大切です。仕事の進捗状況を聞いたうえで本人にこのまま任せてよいものか、他の人にシェアしないといけないものかの判断が報告時点でつきます。
期限ぎりぎりで間に合わないということになると、周囲の同僚に影響し期限に間に合わせるものが間に合わなくなってしまいます。納期が間に合わなくてキャンセルされることは大いにあります。
頼んだ仕事を後回しにする解決策
仕事を依頼するときに6月30日までやってくださいと期限を切ります。また複雑な仕事は依頼しないで簡単な仕事を依頼します。
簡単な仕事が時間通りできるようになったら、徐々に複雑な仕事に取り組ませるように指導します。コミュニケーション不足によることもありますので、できるだけ話のしやすい環境作りが必要です。
頼んだ仕事を後回しにする解決策のポイントは
- 納期を相手に意識させるように少し早めの時間を告げます
- 簡単な仕事を最初は依頼する
- 職場の環境を話しやすい雰囲気にすることで、コミュニケーション不足を解消する
従業員が作業効率を上げるのも上げれないのも管理職や同僚との人間関係がとても大きく関わってきます。
仕事において電話連絡や相談は欠かせないものがあります。自分の勝手な判断で仕事をして後で間違いが分かり、また、やり直す事態になることもあります。
また、分からないことはメールでやり取りするよりも、直接聞いた方が早い場合があります。そのような場合、職場が聞きやすい雰囲気でなければ聞くのもためらいます。
コミュニケーション不足の対処法
リーダーから積極的に部下に対して「おはよう」「ありがとう」など声掛けをすることが必要です。職場の雰囲気を明るくするのも暗くするのも、リーダーによりかなり差がでてきます。
仕事の遅い人もコミュニケーション不足が解消されることで、少しは仕事を早くこなせるように努力できるでしょう。
またミスや失敗をした時は軽く注意をして、改善策を一緒に考えることが大切です。誰もミスをしようと思ってミスをしているわけではありません。
ミスをしながら経験して行きます。性格的にのんびりした性格の人が、ある日突然スピードのある仕事ができるようになることもあります。ミスをした時にその場で注意することも大切です。後で注意されても本人は関連性を把握できなくて結果同じミスを犯すことになります。
色々な工夫をしながら指導して、緊急性のあるものとそうでないものをしっかり理解させることが必要です。
本人に仕事が遅れたときの影響を理解させる
期限のある仕事は期限内にできなければ体外的な信用を失うことを、理解してもらう必要があります。
完成度の高い仕事を仕上げるために余裕の時間を確保していても、仕事が遅い人がいるのでその完成度が低くなり、担当内での亀裂が入ってくることも説明します。
期限がない仕事でも、中々仕事が進まないことで次の仕事を依頼することができず、ステップアップの機会を逃すことを理解してもらいます。
完璧主義者には時間の意識をしてもらう
ビジネスにおいては時間が一番大切です。時間を意識していないことは致命傷といっても良いでしょう。
仕事においては納期はとても大切なものです。その納期を意識できないのは致命傷です。ビジネスにおいて納期が遅れるとキャンセルされることもあります。
完璧主義者には上司から「こことここはポイントだから注意してと指示して、それ以外は余り拘らなくて良いから」と伝えてあげることも必要です。
完璧主義者は重要でないところまで時間をかける傾向にあるためポイントを教えてあげることが大切です。
仕事の内容をよく理解してもらう
仕事を依頼する時に仕事の中身、意味合いや方向性についてよく理解してもらうことが大切です。
仕事の遅い人は仕事への理解不足のため、途中で立ち止まり見当違いな方向に進むことがあります。途中で悩んだ時はすぐに相談してもらうように声かけが必要です。
常に優先順位を頭に入れてもらう
仕事の遅い人には優先順位を常に考えながら仕事をするように指導します。優先する仕事を受けているにも関わらず安請け合いをしたり、自分のやりたい仕事を優先させたりしてやります。
できない仕事を安請け合いしないということ、社会人にとって優先順位はとても大切だということを理解してもらいます。
仕事が遅い人が考える改善策
さて、仕事が遅いといわれて早くするための改善策はないのでしょうか？次の方法で仕事をこなす癖をつけてみるとよいでしょう。
計画を立てる
仕事を受けたら計画を立てます。計画通りに行くように一つ一つのスケジュールが順調よく進んでいるかチェックします。
仕事が遅い人は目の前の仕事に集中して、周りのことが見えなくなります。やはり仕事は全体を把握して今どの様な状況なのかをハッキリ掴んで仕事をすることが大切です。
また順序立てて考える癖を常日頃から行う頭の体操をするとよいでしょう。
コミュニケーション不足の解消
仕事をする上でリーダーや同僚とのコミュニケーションを常日頃から取っておくことが大切です。
相手との距離を縮める努力をすることは、いざといったときに相談にも乗ってくれますし、また助けてもくれます。
自分の能力を大幅に超える安請け合いをしない
仕事の遅い人は簡単に何でもかんでも安請け合いする傾向にあります。断ることは嫌なことかも知れませんが、自分の能力を超える安請け合いは、自分の本来やらなければいけない仕事を遅らせることになります。
自分ができないものをはっきり断っても、相手は悪い気持ちは起こしません。安請け合いしてできない方が信用を無くすことになります。
間違いをそのままにしない
間違えた時は後で考えるのではなく、その場で何故間違ったのか？
間違いを起こさないためにはどのようにすればよいかなどその場で考えることが必要です。
月に1回大掃除をする
部屋の中も仕事場の周りも、PCの中も1ヶ月に1回は大掃除をする日を決めて、整理整頓に時間を費やすことが必要です。
煩雑になった状態で仕事をすればするほど、仕事の能率は低下して、仕事が遅くなっていきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？お仕事が遅い人について見てきましたがお解りいただけましたでしょうか？私も仕事は早い方ではないので色々工夫をしながらやっています。
ある程度の成果を上げてもその仕事を追求するのではなく、新しいものに挑戦することが多いので、どうしても迅速化を求められてもできないことがあります。
スピーディーに正確性のあるお仕事ができるようになることは、お給料をもらっている以上普通の状態にならないといけないはずですね。
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