仕事に追われて毎日忙しい、心に余裕がないという人も少なくないでしょう。仕事量にかかわらず、どうせならば効率的に仕事を片付けたいものですよね。
会社にはそれぞれルールがありますが、そのルールが非効率なこともあります。仕事が溜まる一方でちっともさばけない！そんな時に役立つ、仕事の効率化を計る方法をご紹介します。
また、業務効率化のためにシステムを導入する際に気をつけたいポイントや注目すべき点などについてもご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
仕事の効率化を図るためには？
いざ仕事の効率化を図ろうと思っても、どこから手を付ければ分からない、ということもあるでしょう。そこで、仕事の効率化を図るために必要なことをご紹介しましょう。
会議は目標をはっきりと定める
会議を開く場合には、漠然と開くのではなく、きちんと目的に合わせて人を選ぶことが大切です。まずは、その会議に呼ぶべき人を厳選しましょう。それほどかかわりのない人まで招待してしまうと、人ばかり増えて話し合いが上手く進まないということにもつながります。
人数は念のためも考えて多めには目標を定めて入れるのではなく、必要最小限に絞っておきます。周知が必要な事項においては、会議のあとに情報共有するという形がよいですね。
やることリストを作る
特に仕事をたくさん抱えている人の場合、自分がやるべき仕事がどのくらいあるのか、締め切りはいつなのかを一目で分かるようにしておく必要があります。
こうしておけば仕事の抜け漏れも防げますし、ひとつひとつりづとが減っていくのも気持ちのよいものです。
大変な仕事は午前中に行う
ルーティンワークではなく、頭を使うような仕事、重要な仕事は頭の回転が速い午前中に片付けるとよいでしょう。脳の働きは午前中の方が可発です。
特に午後、中傷を摂ると急激に鈍りますから、重要な仕事があるなら午前中に片付ける習慣をつけましょう。いくつか片付けるべき仕事がある時には、あらかじめどの仕事を午前中に行うのか振り分け重置くことが重要です。
脳のゴールデンタイムとは
人間の脳には、仕事をするのに向いているゴールデンタイムというものがあります。この時間帯には脳の働きがよいため、効率的に仕事ができ、はかどるというわけです。
仕事をするのに最適な脳のゴールデンタイムは朝の8時から10時の間です。わたしたちは睡眠によって身体を休めていますが、脳も睡眠によって休息を取っているのです。午前中のこの時間帯は、脳がリフレッシュされてとても活性化されているため、仕事がはかどりやすいわけですね。
単純作業のようなものよりも頭を使う、少し難しい仕事や重要な仕事を午前中にやっておいた方がよいというのはこのためです。
目標時間を定める
仕事に取りかかる時、ただ漠然と行うのではなく、目標時間を設定することで効率化を図ることができます。
事前にこの仕事は○○分で片付ける、と決めておくことで、無駄な時間をヒアし、テキパキと片付けることができますよ。
テンプレートを作る
メールやチャットなど、社内や外部との連絡手段は会社によって異なるでしょう。しかしどちらにしても使えるものにテンプレートがあります。
毎回使う文章なら、テンプレートにしておくことで、いちいち文章を打つ手間が省けます。ちょっとしたことですが、これだけでもかなり効率的に仕事をすることができますよ。
企画書や報告書などの書類は3ステップで手早く
ビジネスマンにとって面倒な作業の一つに、報告書などの資料作成があるのではないでしょうか。一から報告書を作るのはなかなか手間がかかりますよね。
しかし、作業フローを少し見直すだけでも、ぐんと効率アップすることができます。方法は簡単で、まずは資料全体の骨組みを考えます。どんな内容にしたいかという、全体像を考えるわけですね。
書きたいと思う内容を書き出し、あとで並べ替えて構成を考えます。これで資料の骨子ができますね。必要に応じてデータなどを作成して付け加え、最後に読みやすい構成に整えれば完成です。
やりとりは最小限に抑える
仕事をする上で、業務連絡をメールやチャットで済ませることはよくあります。直接会って話をするよりもスムーズに話が進む場合もありますし、席を立つ必要がないというメリットもありますよね。
しかし、質問と回答を何度もやりとりしたり、回答を得るまでに時間がかかったり時間をとられてが複数回におよぶとかえって時間を取られることもあります。メールやチャットで連絡する時にはできるだけ一度のやりとりで済むようにし、内容によっては直接コミュニケーションを取ることも検討しましょう。
整理整頓をきちんとする
スムーズに仕事をする上で欠かせないものに整理整頓があります。必要
な書類やお菓子などが同じところに乱雑に置かれていると、必要な時に必要なものを取り出すことができず、探し回ることになります。
捜し物をしている時間は仕事ができず、まさに無駄な時間になりますから、この無駄を整理整頓によって省くことが大切なのです。
また、文房具などの私物はいつなくしてもいいような安物ではなく、少し高いものを使うとなくしものをしにくくなります。安物だと大して探しもせず、管理もきちんとしませんが、高いものであればなくさないように気をつけますよね。なくしものをしないことは探し物に手間取ることも防げるのでおすすめです。
色を使って集中力を上げる
仕事の効率化を図り、能率を上げる上では、集中力を上げることも重要です。そのために使えるのが色です。黄色の文房具などを使うことで、集中力を高めて仕事の能率を上げることができますよ。同じ文房具を使うなら、黄色いものを取り入れるとよいでしょう。
「報連相」は結論から
仕事をする上で欠かせないコミュニケーションに「報連相」があります。報告し、連絡し、相談するというものですね。この「報連相」をする時に、結論から話すことを意識すると短時間で報告ができます。
ながながと経過から入ると、現在どのような状態になっているのかわからず、対応が遅れてしまうこともありますし、聞いている方も疲れます。まずは結果を報告し、どういう経緯でなぜそうなったのかを伝えるようにしましょう。スムーズに報告ができ、スピーディーな対応にもつながります。
システムによる業務効率化
このように、業務を効率化する方法はいくつもあります。個人的にできるものなら、少し業務方法を帰るだけで仕事を早く片付けることができます。
しかし、人の力だけでは限界があります。企業には多くの従業員が働いていて、そこには様々なルールややり方があります。もちろん、みんなで業務分析を行い、これまでよりも効率化を図る方法もあります。
しかし、システムを導入することによって、劇的に業務改善を行う方法もありますよ。では、システムを導入する際のポイントをご紹介しましょう。
システム導入時に気をつける点
日常の業務は、システムを導入することによって劇的に効率化を図ることができます。しかし、上手く運用できないとシステム導入の効果を十分に発揮できず、意味のないことになってしまうので注意しましょう。
従業員が使いこなせること
いくら素晴らしいシステムを導入しても、使いこなせる人がいなければまったく意味はありません。せっかく導入するなら、きちんと活用できるようなシステムかどうかを十分に検討しましょう。
誰にとっても使いやすいシステムであること
また、導入したシステムが一部の人にだけ便利というのでは意味がありません。各部署できちんと連携して使うことのできるシステムこそ意味があります。
複雑でないこと
使いこなせれば便利なシステムも、不慣れだと使いにくかったり、使い方が煩雑なものだと十分に機能を発揮できません。かえってシステム導入後の方が仕事が増えて非効率的になる、ということにもなりかねません。
導入前の情報共有をしっかりと
ですから、新たにシステムを導入する時には、事前に従業員と情報共有をしておくことが重要です。システムを導入する判断は現場と関係なく経営側で決まることが多いですが、使うのは現場です。実際に使う従業員にとって意味のないものを導入してしまわないよう、十分な検討が必要です。
効率化を図るメリット
このように、システムを導入したり、仕事への向き合い方を変えたりするだけで、毎日の仕事を効率的にこなせるようになります。そして、業務効率化には大きなメリットがあります。
時間の短縮
何より、効率的に仕事をできることで時間に余裕ができます。始業開始から定時までの時間は変わらなくても、その間にできる仕事が増えることで、これまで残業していた分の仕事を定時までに終えられます。
一日にこなせる仕事量が増えれば、それだけ業務にも余裕をもって当たれるようになりますね。
違うことに使える時間が増える
毎日の業務に追われていると、新たな課題が見つかっても対応が後回しに鳴り、ルーティンワークだけで終わってしまいがちです。しかし、時間に余裕ができることで頭にも余裕ができ、業務整理や課題解決について井考える時間を作ることもできます。
仕事での評価を得られる
効率的に仕事をすることは、それだけ評価の対象にもなりやすいということです。一日かけてだらだら仕事している人よりも、テキパキと高利付手に仕事をしている人の方が評価されるのは当然のことですよね。
まとめ
いかがだったでしょうか？仕事というのは毎日のことですし、ルーティンワークに関してはただこなすだけ、という風になってしまいがちです。しかし、効率化を図ることにより、これまで先延ばし似ていた業務や組織内で定められた仕組みの見直しや改革などを検討する時間的余裕も生まれます。
結果的に、職場環境をよりよいものにすることにもつながりますので、仕事の効率化を図ることには単なる時短以上のメリットがあると言えるでしょう。もしも仕事のしづらさや不便さを感じているなら、一度業務を見直してみるとよいでしょう。
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