仕事をしていると、どんなに注意していても事故を起こす可能性があります。交通事故・作業中の事故・物損事故・看護や医療における事故など、いろいろな場面でいろいろな事故が起きます。
仕事中に事故を起こした時は、会社など勤務先に事故報告書を提出する必要があります。死亡事故など事故によっては警察に通報したり市区町村に報告したりする必要があります。
事故報告書とは何か・事故報告書の書き方・報告書と顛末書と始末書の違いについて、例文付きでお伝えします。
事故報告書とは?
事故というと交通事故を真っ先に思い浮かべますが、事故はいろいろな場面で起こります。通勤途中や営業中の交通事故・工場など製造現場での作業中の事故・社内や社外における物損事故・保育園や学校など教育現場および病院や高齢者施設など医療介護における事故と、事故の種類もさまざまです。事故が起きた時は、事故報告書を提出する必要があります。
もちろん、事故を起こさないように十分注意し、防止対策を取ることが重要です。でも、人間である以上、どんなに気をつけていても事故が起きる可能性があります。事故報告書の書き方を知っていれば、万一の時でも慌てないで済みます。
[事故報告書は事故についてまとめて報告する書類]
交通事故でも物損事故でも傷害事故でも、事故を起こした時は「事故報告書」を書きます。事故報告書とは、「いつ、どこで事故が起きたのか? だれが、なぜ、どのような事故を起こしたのか?」をまとめて報告する書類です。
事故が起きた時は、まず電話で報告する
社内でも社外でも事故を起こした時は、まず電話で報告します。事故を起こして迷惑や損害を及ぼした取引先や顧客には、すぐ電話して事故を報告し謝罪します。その後、会社など勤務先に電話して報告します。迷惑や損害を及ぼした相手の連絡先がわからない時は、直ちに勤務先に電話で報告します。
緊急性の高い事故は、警察や市区町村に電話で通報する
死亡事故・傷害事故など緊急性の高い事故を起こした時は、まず警察や市区町村に電話で通報します。その後で、勤務先や被害先に電話で報告します。
事故報告書は速やかに提出する
電話で事故報告をした後で、できるだけ速やかに事故報告書を提出します。市区町村には、事故が起きてから20日以内に提出します。事故報告書には個人情報が記載されるので、市区町村に提出する時は郵送または持参します。
取引先には事故報告書提出の前に謝罪する
事故を起こして取引先や顧客に迷惑や損害を及ぼした場合は、直ちに電話で報告して謝罪します。さらに文書で謝罪文を作成します。直接出向いて謝罪する人もいます。取引先や顧客には謝罪して誠意を伝えることが大事です。事故報告書の作成には時間がかかる可能性があるので、先に謝罪文を書いて送るか持参するかします。
[事故報告書には何を書く?]
事故報告書を書く上で一番大事なポイントは「5W1H」です。5W1Hは、ビジネス文書を書く時の基本です。
5W1Hとは次の通りです。
- いつ(when) 事故報告書の作成年月日および事故発生の年月日
- どこで(where) 事故が起きた場所
- だれが(who) 事故の被害者および事故を起こした人
- 何を(what) 事故で損害を受けた物
- なぜ(why) 事故を起こした原因・理由
- どのように(how) 事故がどのように起きたか・事故による被害状況
5W1Hを踏まえた上で、事故報告書には次のようなことを書きます。
①事故報告書作成の日付
事故報告書を作成または提出した年月日を忘れずに書きます。
②報告書の提出先
事故を起こした報告書は、社外の相手に提出する場合と社内に提出する場合があります。
社外の相手に宛てた事故報告書
事故で損害や迷惑を受けた相手の名前を書きます。損害を受けた相手が個人であれば○○様、会社であれば○○株式会社御中とします。これはビジネス文書の基本です。
例
- 田中太郎様
- 株式会社南北産業 御中
- 東西工業株式会社御中 営業部長 田中太郎様
社内に提出する事故報告書
社内の事故報告書にも提出先を書きます。会社によって、事故報告書の提出先が違います。
例
- 代表取締役社長 鈴木太郎様
- 総務部長 山田次郎様
③事故当事者(責任者)の氏名
事故を起こした当事者や事故が起きた現場の責任者の氏名を書きます。社内に提出する場合は所属する部署名だけを書きますが、社外の相手に提出する場合は、会社名も必要です。
- 営業部第三課 田中太郎(社内)
- 東西工業株式会社営業部企画課 田中太郎(社外)
④タイトル
タイトルは、報告書の内容がすぐわかるようなものにします。「○○についての事故報告書」「○○事故についての報告書」「○○事故についての始末書」などとします。
例
- 駐車場内の接触事故についての報告書
- プラント内作業についての事故報告書
⑤事故の詳細と謝罪
事故報告書の最も重要な部分です。自分が、いつ・どこで・どのように・何が原因で事故を起こしたのかを、詳しく要領よく書きます。被害状況がどの程度かを記載します。
事故を起こす原因は、たいてい不注意や準備不足です。自分が事故を起こしたことを反省し、心から謝罪します。事故を再発させないように防止策を書きます。
⑥事故の処理方法
事故の処理方法・解決方法について書きます。特に人を傷つけた場合は、処理方法が重要です。示談か法的処置か、医療費・補償金・修繕費などの補償について明確に記載する必要があります。
事故報告書を提出する段階で示談が成立していない場合、示談交渉中であると明記します。
⑦添付書類
事故報告書に添付する書類があれば、添付書類について記載します。添付書類がなければ、何も書く必要はありません。
⑧特記事項
最後に事故についての特記事項をまとめて記載します。特記事項が何もない場合は、「特になし」「特記事項はありません」と書きます。
[テンプレート・フォーマットを活用する]
事故報告書を書く時には、テンプレートやフォーマットを利用すると書きやすくなります。事故報告書の形式がよくわからない時には、活用することをオススメします。
テンプレート
事故の状況に応じて、いろいろなテンプレートがあります。自分が報告する事故に相応しいテンプレートをダウンロードして、パソコンで報告書を作成できます。あるいは、テンプレートを印刷して手書きの報告書にすることができます。
テンプレートでは、事故の内容が細かく書けるようになっています。書く分量が多い時にも、書ききれないということがありません。具体的で詳細な報告書を書くことができます。
フォーマット
フォーマットとは「様式」です。事故報告書のフォーマットは、事故概要・原因・処理・今後の対策など記入する欄が細かく分かれています。フォーマットを見れば、何を書けば良いかわかります。フォーマットを活用して、なるべく詳細に記述します。
事故報告書の例文
事故報告書を書く形式は、テンプレートやフォーマットを参考にすればわかります。でも、実際に書くとなると、どう書けばよいのか迷ってしまう可能性があります。具体的な例文を見ると、理解しやすくなるでしょう。
事故報告書は、ビジネス文書の1種です。だらだら文章を書くよりは、箇条書きのようにして内容を理解しやすくします。反省と謝罪と再発防止策を必ず書きます。
①交通事故を起こした時の社内報告書
交通事故を起こした時に、社内に提出する事故報告書の例文です。提出先は社長になっていますが、会社によって総務部長や所属部署の部長のこともあります。社内のルールに従います。
例文
xxxx年10月12日(報告書の作成・提出日)
代表取締役社長 鈴木太郎様
営業部第三課 山田春男
交通事故報告書
この度、営業中に交通事故を起こしたことについて、下記の通り報告いたします。大変ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございませんでした。
XXXX年10月11日午前10時頃、会社の営業用普通自動車を運転して東西工業株式会社に向かう途中、緑区若葉町二丁目交差点において右折して一時停止した際、遭遇した自家用車と接触事故を起こしました。接触により自家用車のバックミラー部分を損傷しました。当方の営業車は接触部分に傷がつきました。
東西工業様で行う予定のプレゼンテーションのことばかり考え、不注意になっていたため事故を引き起こしてしまいました。会社の営業車を運転しているという自覚に欠け、注意散漫になっていたことを深く反省いたしております。
今後は、会社の営業車を拝借しているという意識を強く持ち、安全運転を心がけるようにいたします。運転中に他の事に気を取られないよう、仕事の準備を万全にいたします。
なお、今回の事故の被害は両方とも車両が軽佻な破損をしただけで、身体的な被害は全く発生しておりません。先方の自家用車の修繕費用につきましては、当方が全額負担することで示談が成立しております。特記事項はありません。
②交通事故の相手に対する事故報告書
社外の相手と交通事故を起こした時の事故報告書の例文です。事故を起こした相手が取引先の時は、日頃の取引に対する感謝を述べるとともに、誠心誠意謝罪することが大事です。
例文
xxxx年6月15日
株式会社南北産業 総務部長 山田太郎様
東西工業株式会社営業部第三課 鈴木三郎
駐車場における接触事故についての報告
謹啓、貴社には益々御盛栄のこととお慶び申し上げます。
日頃より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、この度xxxx年6月14日午後1時頃に貴社駐車場で起こしました交通事故について御報告申し上げます。御迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
6月14日午後1時に貴社購買部資材課長佐藤正様と商談の約束があり、当社営業用の普通自動車を運転して貴社駐車場に入りましたところ、駐車中の山田様のお車に接触してしまいました。軽度の凹みではございますが、お車を損傷いたしまして誠に申し訳ございません。
佐藤様との約束の時間に遅れそうになり、焦っていたため不注意になり安全確認を怠りました。今後は、時間に余裕をもって行動し、二度とこのような事故を引き起こさないように十分注意して運転するようにいたします。
山田様のお車の修繕費は当方で全額負担させていただきます。
今後とも変わらぬご贔屓を賜りますようなにとぞよろしくお願い申し上げます。
③社内における作業事故報告書
製造現場などでは作業事故が起こる可能性があります。そのため、普段から安全確認を怠らないように注意します。作業事故についての社内報告書は、簡潔にします。箇条書きの方が事故内容がわかりやすくなります。
作業事故の報告をする相手は会社によって部署・担当者が決まっています。会社の決めに従って報告書を提出します。
例文
xxxx年11月10日
○○部○○課 山田花子様
△△部△△課 鈴木太郎
自社工場内における作業事故についての報告
xxxx年11月9日に起きました作業中の事故について報告いたします。
1 事故概要
事故発生日時 xxxx年11月9日15時30分頃
事故発生場所 自社青葉工場内
事故内容 高所からの落下による骨折
被害者 △△部△△課 高橋次郎
事故による被害状況 全治2ヶ月の大腿部骨折
2 事故原因
安全確認の不足と不注意
3 事故の処理
病院における治療費など諸費用全額を会社が負担する。
4 今後の対策
社内において危機管理事項を見直し、今後同じような事故がおこらないように安全確認を徹底する。作業中に適時休憩をとり、注意力散漫にならないようにする。
5 特記事項
特になし
以上です。今後は再発防止に努めます。
④取引先に対する作業事故報告書
取引先に対する作業事故報告書は、謝罪と事故処理の方法と今後の再発防止対策が重要です。
例文
XXXX年5月24日
株式会社 南北産業 製造部 御中
日本商事株式会社 ○○部 部長 山田太郎 連絡先XXXXXXX
破損事故についてのお詫びと御報告
謹啓、貴社ますますの御隆盛をお慶び申し上げます。
日頃は格別の御高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、この度xxxx年5月22日に起きました破損事故につきまして、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
事故の詳細につきまして下記の通り御報告いたします。
1,事故概要
5月20日11時より御社○○工場におきまして、御社からの設備点検依頼を受けて1時間ほどの予定で点検作業を実施いたしました。点検作業中、弊社担当者がセンサー部分を破損したため、センサーが反応しなくなりました。その後、センサーの交換や角度調整のため、約30分ほど工場の生産ができない状態となりました。
2,事故原因
弊社担当者がよそ見をしたため、センサー部分に器具が当たり破損してしまいました。
3,事故処理
破損したセンサーを即時に交換・調整を行い、当日中に生産可能となりました。
4,今後の対策
弊社点検担当者全員に再教育を徹底して施し、二度とこのような事故を起こさないように社員全員で取り組む所存でございます。
御社の工場生産に支障を来たしまして、誠に申し訳ございませんでした。今後は全社一丸となり再発防止に努めますので、従来と変わらずお引き立て賜りますようお願い申し上げます。
⑤保育園の事故報告(園長宛ての園内報告)
保育園は大切な子供さんをお預かりしています。親御さんにもお子さんにも大きな責任を負っています。子供さんたちが元気に楽しく無事故でいるのが当たり前です。事故が起きた時は、原因を徹底的に究明し再発防止の対策を立てることが何よりも大事です。
XXXX年9月20日
赤い鳥保育園 園長 佐藤花子様
保育士 山田まゆみ
児童公園内の事故についての報告書
業務中に事故が起きましたので、下記の通り報告致します。
1,事故概要
事故発生日時 XXXX年9月19日13時30分頃
事故発生現場 青葉区児童公園の遊具
被害者 鈴木太郎くん
事故内容 児童公園の遊具で遊んでいたところ、高所から落ちて右膝を負傷
被害状況 右膝に全治２週間の擦り傷
2,事故原因
当方が少し目を離した時に、鈴木太郎君と他の園児がふざけ合い、バランスを失って遊具から滑り落ちました。右膝から滑るように落ちたと思われます。
3,事故の対処方法
右膝を擦りむいただけの軽症なので、保育園内で処置し、御両親にも説明しました。必要であれば病院等で検査・治療を受け、その諸費用を当園で負担することで示談が成立しています。
4,再発防止のための対策
保育士全員に園内の庭および児童公園内で遊ぶ園児たちから決して目を離さないようにすることを確認しました。園内および児童公園で園児を遊ばせる時は、見守る保育士の人数を増やします。保育士会議で、保護者から大事なお子さんを預かっている責任を再度自覚し、子供たちの安全保持に努めるよう話し合いました。園児たちには、遊具の正しい使い方と遊具を使う時の注意点をしっかり指導します。
当方の不注意から園児に負傷させましたこと、心からお詫び申し上げます。
二度とこのような事故が起きないよう、保育士全員で再発防止に努めます。
⑥高齢者施設における事故報告書
高齢者を介護する施設内では、事故が起こる可能性が高いと言えます。介護士や看護師の不注意から起きる時もありますが、高齢者自身の不注意や身体の不自由な動きが原因でも事故が起きます。原因をよく調べて、再発防止の対策を考えます。
例文
XXXX年4月15日
シルバーホームやすらぎ 施設長 田中太郎様
介護士 山田ルミ子
施設内の転倒事故についての報告書
施設内で起きました事故について、下記の通り報告いたします。
1,事故概要
事故発生日時 XXXX年4月15日7時頃
事故発生場所 施設内個室
被害者 大山花子さん
事故内容 ベッドから下りる時に転倒して左足首を捻挫
被害状況 全治1ヶ月の左足首捻挫
2,事故原因
大山花子さんは、朝目を覚ましてトイレに行きたくなり、ベッドから下りようとして足を滑らせ転倒したと思われます。
3,事故の対処方法
施設内に常駐する看護師が応急処置をした後、提携病院にて検査・治療を受けました。大山さんの御家族にもよく説明し、医療費等諸費用全額を当方で負担することで示談が成立しております。
4,今後の再発防止対策
高齢者は朝の目覚めが早く、介助するヘルパーや介護士を待たずに行動する方が多いようです。朝の見廻りの時間を早めて、転倒事故を起こさないように介助に努めます。
報告書・始末書・顛末書の違いは?
仕事中に事故が起きた時は、事故報告書・事故始末書・事故顛末書を書きます。一般的には、事故報告書を書きますが、始末書や顛末書を書くことがあります。また、事故に至る前に書く「ヒヤリハット報告書」というものもあります。
①事故報告書
事故報告書は、前述したように事故の詳細について述べ、反省と謝罪をします。事故報告書には必ず、下記の事柄を記載します。
いつ・どこで・だれが・何を(だれを)・どのようにして事故を起こしたのか。事故の被害状況と事故の原因。事故を起こした謝罪。事故の処理方法。再発防止のための今後の対策。
事故報告書は、社内に対しても社外に対しても提出します。事故が起きたら、できるだけ速やかに報告書を提出します。
②事故始末書
「始末書」とは、「業務において過失や規約違反をした者が、事実関係を明らかにして反省・謝罪し、再発させないことを誓約した文書」です。訓告や懲戒など社内処分の一つです。
業務中の事故が過失や規約違反が原因で起こったり、事故によって会社など勤務先に多大な迷惑をかけたり、訓告や懲戒など社内処分に相当する事故を起こした時は、「事故報告書」より「事故始末書」を提出するように要求されます。
反省と謝罪が重要・再発しないことを誓約
「事故報告書」にも反省と謝罪と再発防止の対策が必要ですが、「事故始末書」では反省・謝罪することがより重要になります。再発防止の対策を立てるだけでなく、事故を再発させないことを誓約します。
社内だけでなく社外に提出することもある
「事故始末書」は社内だけでなく社外の取引先や重要顧客にも提出することがあります。事故が起きたら、できるだけ速やかに書いて提出します。
③事故顛末書
「顛末(てんまつ)」とは「始めから終わりまで」という意味です。「顛末書」とは「業務上のミスやトラブルについて一部始終の経緯を客観的に説明し、今後の再発防止の対策を提示する書類」です。一般にミスやトラブルなどが収束した後で提出します。
客観的事実を重視
「事故顛末書」は「事故報告書」と似ていますが、もっと客観的事実を詳細に記載することが求められます。「報告書」や「始末書」のように謝罪する必要はありません。
「事故顛末書」は社内のみに提出
事故顛末書は、基本的に社内のみに提出します。事故報告書も事故顛末書も、社内処分ではありません。
④ヒヤリハット報告書
「実際には事故に至らなかったけれど、もう少しで事故が起きるところだった」ということがありますよね。ヒヤリとしたりハッとするような事態が起きた時は、放置しないで報告書にして提出します。それが「ヒヤリハット報告書」です。
事故につながる可能性のある事柄を文章にまとめる
工場などの生産現場・製造現場や幼稚園・保育園、高齢者の介護施設や病院などでは、ちょっとしたことが原因で事故が起きます。時には大事故になる可能性もあります。
事故につながる可能性のある事柄を文章にまとめておくと、何度も見直すことができます。見直す度に注意するようになります。報告書にすると、自分だけでなく他の人も見ることができます。ヒヤリハット報告書を作成することで、事故を減らすことができます。
まとめ 事故報告書は5W1Hを基にして書く
「事故報告書」とは「起きた事故について詳細にまとめた文書」で、事故を起こしたことに対する反省と謝罪をし、再発防止の対策を提示します。
事故報告書はビジネス文書の1種ですから、5W1Hを基にして書きます。5W1Hとは、①when 事故の発生した日時と報告書の作成・提出年月日、②where 事故発生場所 ③who だれが事故を起こしたのか・だれが被害者か ④what 何を破損したか ⑤why 事故原因 ⑥how どのようにして事故が起きたか・被害状況 です。
事故報告書には、①報告書提出日 ②提出先(社内または被害者) ③事故当事者または責任者 ④報告書タイトル ⑤事故の詳細と謝罪と再発防止対策 ⑥事故の処理方法 ⑦添付書類 ⑧特記事項 の順で書くのが一般的です。⑤の事故の詳細は、5W1Hに基づいて書きます。事故を起こしたことを謝罪し、深く反省し再発防止の対策を提示します。
事故による被害が重大で訓告や懲戒など社内処分に相当する時は、事故報告書ではなく「事故始末書」を書くことになります。事故始末書では謝罪と反省が重要で、事故を再発させないことを誓約します。「事故顛末書」は、事故の一部始終について客観的事実を記載します。
事故を起こした時は、できるだけ速やかに事故報告書を作成して提出し、深く反省して謝罪します。事故原因を究明して、事故を再発させないように対策を立てることが大事です。
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