選考辞退の連絡はメール?電話?失礼のない方法を知ろう!

就職活動や転職活動をしている時に、履歴書やエントリーシートを送付して応募した後や書類選考に通って面接を受ける段階になって、いろいろな事情で選考辞退・面接辞退をすることがあります。

応募した企業の採用担当者に選考辞退を伝えなくてはなりませんが、メールで連絡すればいいのか電話するべきか、迷いますよね。第一、採用担当者に怒られそうで、連絡するのも気が重くなります。

選考辞退する時の連絡方法とマナーについて、例文付きでお伝えしますね。

選考辞退は珍しくない?

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就職活動や転職活動をしている時、履歴書やエントリーシートなど必要書類を送って応募した後で選考辞退をすることがあります。書類選考に通り面接を受ける段階になって、面接選考を辞退することもあります。

選考辞退は、珍しいことではありません。でも、一度選考辞退をすると、取り消しができません。書類選考の段階でも面接の段階でも、選考を辞退することは応募を取り消すことです。

[選考辞退は取り消すことができない]

第一志望の企業から内定の通知が来たり、企業研究をしているうちに社風や企業理念が自分に合わないとわかったり入社意欲が低下したり、自己分析を徹底した結果、応募した職種に適性がないとわかったり、諸事情で転職を取りやめて現職に留まる決心をしたり、選考辞退をする理由は人によって様々です。

就職活動や転職活動で書類選考・面接選考を辞退することは、よくあります。一度、選考辞退をしたら、取り消すことはできません。選考辞退する時は、後悔しないように慎重にします。

企業側が採用したい人でも、選考辞退したら取り消し不可能

書類選考・筆記試験にパスして第一次第二次の面接選考にも通り、最終の役員面接まで漕ぎつけた応募者は、採用される見込みが高いと言えます。応募先の企業が「採用したい」と思っている可能性があります。企業側の採用意欲が高い就活生でも転職希望者でも、役員面接など選考辞退した場合は取り消しができません。

他に有望な選択肢がない時は、選考辞退を再考する

既に第一志望の企業から内定通知があれば、速やかに選考辞退するのが社会人としてのマナーです。でも、他に有望な選択肢がないのに、「なんとなく合わないような気がする」「応募したけれど、どうも気が乗らない」などの軽い理由で選考辞退するのは、オススメできません。他に有望な選択肢がなければ、選考辞退を相手企業に伝える前に再考が必要です。

[無断辞退は社会人として許されない]

就活でも転職活動でも、一度応募したのに選考辞退すると相手企業に迷惑をかけます。就活生や転職希望者は「選考辞退を伝えると、採用担当者が怒るのではないか?」と心配になります。アンケート調査では、就活生の84%が「選考辞退しても担当者に怒られない方法を知りたい」と応えています。

無断辞退やドタキャンは社会人として重大なマナー違反

「選考辞退すると、採用担当者に怒られる」と思い、選考辞退を伝えない人がいます。会社側が書類選考をして面接の日程を通知しても、会社に何の連絡もしません。面接当日に会場に来ないので、「選考辞退した」とわかります。あるいは、面接の当日にドタキャンの連絡をする人もいます。社会人として許されないことです。

人事の採用担当者は、面接のスケジュールを組んだり面接担当者の手配をしたりします。面接担当者は自分の仕事の予定を調整して、面接に臨みます。無断辞退されたりドタキャンされたりすれば、当然怒ります。

選考辞退した企業と、将来どんな縁ができるかわからない

無断で選考辞退したり面接をドタキャンする人は、「選考辞退した会社とは、これで縁がなくなる」と考えています。「二度と付き合うことのない一度きりの関係だから、マナー違反しようが迷惑をかけようが気にすることはない」と考えます。

でも、人間の縁とは不思議なものです。就職した会社と選考辞退した会社が、いつ取引を始めるかわかりません。選考辞退した企業が、就職した会社の重要顧客になる可能性もあります。迷惑をかけた採用担当者と将来繋がりができるかもしれません。

選考辞退しても採用担当者は怒らない

人事の採用担当者は、会社の役に立つ有能で優秀な人材を確保するために全力で取り組んでいます。多くの仕事を抱えて多忙です。無断辞退やドタキャンをされると、仕事の予定が狂ったり余計な手間がかかったりするので、不快になります。

でも、ビジネスマナーに従ってきちんと選考辞退すれば、余計な手間をかけることはありません。採用担当者は怒ることなく、淡々として選考辞退を受け入れます。

選考辞退の連絡はメール、それとも電話?

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選考辞退は珍しいことではありませんが、多かれ少なかれ応募先の企業に迷惑をかけることになります。就職活動をする学生も転職活動をする求職者もそのことを忘れないようにします。選考辞退を連絡するにもマナーがあります。一般に、メールよりも電話で連絡する方が丁寧になります。

[選考辞退の電話とメールは状況に応じて使い分ける]

選考辞退の連絡方法は、状況に応じてメールと電話を使い分けます。

メールは送信履歴が残るので保持性が高く、「言った・言わない」の問題が起きません。でも、多忙な人はまとめてメールを読むケースが多いので、即時性に欠けます。電話は即時性に優れ、急な連絡に向いています。差し迫った事態の時は、電話連絡の方が確実です。でも、電話は相手の仕事を邪魔する可能性があります。電話する時間帯に注意します。

①書類選考や筆記試験の選考辞退はメールで連絡する

履歴書やエントリーシートや職務経歴書など書類を送付したが諸事情で応募を取りやめたくなった場合は、書類選考の段階で辞退します。筆記試験の連絡が来た段階で応募を取りやめたくなることもあります。

書類送付をした後や筆記試験の段階で選考辞退する場合は、基本的にメールで連絡します。応募者が絞れない段階なので、メールのように記録が残る方が担当者には便利です。

筆記試験の前日・当日の辞退は電話で

筆記試験を受ける前日や当日になって選考辞退する場合は、電話で採用担当者に連絡します。後からメールを入れておくと、記録にも残ります。

②面接選考辞退は電話で連絡する

面接を辞退する時は、電話で連絡する方が丁寧な印象を採用担当者に与えます。特に最終の役員面接の場合は、電話で面接選考を辞退します。

筆記試験や一次面接くらいまでは、就職活動でも転職活動でも応募者を絞り切れていません。就活では多くの学生が応募しますから、メールで選考辞退する方が記録に残って間違いが少なくなります。

電話で丁寧に選考辞退すると好印象が残る

でも、二次面接三次面接と進むうちに応募者が絞られて少なくなります。選考辞退した人の印象が採用担当者に強く残ります。最終の役員面接では、採用見込みの高い者だけが残ります。担当者は選考辞退する人をよく覚えています。

面接を辞退する時は、ビジネスマナーに従い電話で丁寧に選考辞退します。採用担当者に好印象を残すようにします。

なかなか電話で話せない時はメールで連絡する

人事の採用担当者が忙しすぎると、面接辞退の電話をしてもなかなか担当者につながらないことがあります。また、面接辞退したくても電話連絡する勇気が出ない人もいます。

なかなか電話で話せない時は、メールで連絡します。電話することにこだわって連絡が遅くなると、かえって担当者に迷惑をかけます。メールの後で電話をすれば、丁寧になります。

[選考辞退の連絡は営業時間内にする]

どの段階で選考辞退をするにしても、メールや電話で応募企業の営業時間内に連絡します。

メールは営業時間内に送信する

メールで選考辞退する場合は、午前10時から午後18時までの営業時間内に送信して届くようにします。午後20時を過ぎてしまったら、「遅い時間に失礼いたします」と一言詫びます。

電話は始業時と昼休みを避ける

選考辞退の連絡をする時は、採用担当者の忙しい時間帯や外出している可能性の高い時間帯を避けます。朝の始業後間もない頃は、採用担当者は朝礼や会議・打合せで多忙です。うっかり聞き逃したりすることもあります。昼休みは、昼食などで担当者が外出していて連絡がとれないことが多くなります。

休業日を確認して連絡する

企業によっては、休業日が土日ではないことがあります。選考辞退の連絡をする時は、休業日を確認します。

なるべく早めに連絡する

選考辞退は慎重にする必要がありますが、決心がついたらできるだけ早めに応募先の企業に連絡します。筆記試験や面接の当日・前日に連絡すると、企業の担当者に多大な迷惑をかけます。早めに連絡すると、採用担当者は調整がつけやすくなります。

選考辞退する時は電話やメールで何と言う?

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一度応募した企業に選考辞退の連絡をするのは、就職活動をする学生も転職活動をする求職者も気が重いものです。でも、ビジネスマナーに従い相手(採用担当者)に対する心遣いを示して連絡すれば、担当者は怒るどころか好印象を持つようになります。

[電話で選考辞退を伝える時は?]

就職活動・転職活動が進み二次面接三次面接になった段階で選考辞退する時は、電話で採用担当者に伝えます。特に最終の役員面接を辞退する時は、必ず早めに電話で連絡します。

企業の社長や役員は極めて多忙です。スケジュールを調整して面接の時間を取ります。前日や当日に面接を辞退されると、スケジュールを調整し直すことになります。社長や役員だけでなく周囲の社員たちに多大な迷惑がかかります。

電話ではお詫びと感謝の気持ちを伝える

電話では選考辞退することを伝えるだけでなく、選考辞退して会社側に迷惑をかけることのお詫びと面接の時間を割いてもらったことの感謝の気持ちを必ず伝えるようにします。

面接辞退する電話の例文

就活中の学生が面接を辞退するケースと転職活動中の求職者が面接を辞退するケースです。

就活生が面接を辞退する

就活生は、必ず出身大学名と氏名を伝えます。

例文1

〇月〇日〇時から面接のお時間を頂戴しております天保大学の田中太郎と申します。大変勝手ではございますが、面接を辞退させていただきたく、御連絡を差し上げました。誠に申し訳ございません。お時間を割いて頂きまして、本当にありがとうございました。

例文2

〇月〇日〇時から面接のお時間を頂いております寛永大学の鈴木花子と申します。大変勝手でございますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく存じます。せっかくお時間を割いていただきましたのに、誠に申し訳ございません。

転職希望者が面接を辞退する

転職者は氏名をはっきり告げます。

例文

〇月〇日〇時から面接のお時間を頂戴しております山田一郎と申します。大変勝手ではございますが、この度一身上の都合で選考を辞退させていただきたく御連絡を差し上げました。これまでお時間を割いていただきましたのに、誠に申し訳ございません。

書類選考・筆記試験を電話で辞退する

書類選考や筆記試験を辞退する場合は、メールでかまいません。でも、より丁寧にしたい時は電話で辞退することを伝えます。また、筆記試験の前日・当日に辞退する場合は、電話して伝えます。その後でメールを入れると、確実です。

書類選考や筆記試験の段階では、就活生も転職者も採用担当者がよく覚えていない可能性があります。まず自分自身が応募者であることを明確にしてから、選考辞退を伝えます。就活生は必ず大学名と氏名を伝えます。

書類選考の段階で選考辞退する例文

御社の求人募集に応募いたしました田中太郎と申します。応募させていただいたのですが、一身上の都合で選考を辞退させていただきたく、御連絡を差し上げました。お手数かけまして、誠に申し訳ございません。

筆記試験を当日辞退する例文

本日、御社で筆記試験を受けさせていただくことになっております天保大学の山田花子と申します。大変急なことでございますが、本日の筆記試験を辞退させていただきたく存じます。御連絡が遅くなり御迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ございません。

体調不良で選考辞退する場合

筆記試験や面接の当日に発熱するなど体調を崩して、泣く泣く選考辞退することもあります。その時は、正直に理由を話して辞退します。当日の始業時間が過ぎたら、できるだけ早く担当者に電話します。

例文

本日〇時より面接のお時間を頂戴しております寛政大学法学部の田中花子と申します。風邪をひいたらしく発熱いたしまして、誠に残念でございますが面接を辞退させていただきます。お忙しいお時間を割いていただきましたのに、本当に申し訳ございません。

[メールで選考辞退を連絡する時は?]

メールで選考辞退を連絡する時は、結論から書くようにします。曖昧な表現をしないで、選考辞退を明確に伝えます。件名も「選考辞退」であることがハッキリわかるようにします。シンプルに具体的に書くことが、メールの基本マナーです。何が言いたいのかわからないと、メールを受け取った採用担当者にストレスがかかります。

選考辞退する時のメールの構成

①件名   貴社筆記試験の辞退・貴社面接の辞退など具体的に書く

②宛名   応募先の会社名 人事部 担当者氏名(担当者の名前がわからない時は、御担当者様とする)

③簡単な挨拶と自己紹介

④用件   選考辞退することをハッキリと伝える

⑤お詫びとお礼

⑥結びの挨拶  応募先の会社の発展を願う

⑦署名   自分の氏名・住所・連絡先(電話番号・メールアドレスなど)

面接辞退をメールで伝える場合

面接を辞退する場合は電話で連絡するのがマナーですが、採用担当者が忙しすぎて電話で話せないような時は、早めにメールで連絡してもかまいません。ただ、メールでは申し訳ないと思う気持ちが相手に十分伝わらない可能性があるので、表現に注意します。へり下った表現を使うようにします。お詫びするとともに感謝の気持ちを伝えるようにします。

メールした後で電話を入れると、こちらの誠意が相手に伝わりやすくなります。

前日・当日の選考辞退は必ず電話で連絡

面接の前日・当日に辞退する時は、必ず電話します。メールでの連絡はNGです。

選考辞退のメール例文

書類選考・筆記試験の辞退と面接辞退のメールの例文です。就活・転職関連のサイトにも選考辞退のメールの例文が沢山載っていますが、あくまでも参考です。例文を参考にして、自分の言葉で文章を書くようにします。

筆記試験辞退のメール例文(就活生)

件名;貴社筆記試験の辞退

日本商事株式会社 人事部

鈴木太郎様

この度は、お世話になります。

〇月〇日御社の筆記試験を受けさせていただく寛永大学経済学部山田正と申します。

この度、諸事情により筆記試験を辞退させていただきたく、御連絡を差し上げました。御迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんが、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、御社の益々の御発展を心からお祈り申し上げます。

署名

  • 氏名(山田正)
  • 住所
  • メールアドレス
  • 携帯電話番号・固定電話番号

二次三次面接辞退のメール例文(就活生)

件名;貴社面接の辞退

日本産業株式会社 人事部 御担当者様

この度はお世話になっております。

〇月〇日〇時より面接のお時間を頂戴しております享保大学理工学部の鈴木花子と申します。

大変勝手ではございますが、一身上の都合により御社の面接を辞退させていただきたく、御連絡申し上げました。

御多忙中お時間を調整していただきましたのに、誠に申し訳ございません。なにとぞ御了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、御社の益々の御発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

役員面接辞退のメール例文(就活生)

件名;貴社面接の辞退

株式会社海洋工業 人事部

田中太郎様

大変お世話になっております。

〇月〇日〇時より貴社の役員面接のお時間を頂戴いたしております享保大学理工学部の山田一郎と申します。

誠に勝手ではございますが、この度一身上の都合で面接を辞退させていただきたく存じます。

御多忙中のところ面接の日程を御調整頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。心よりお詫び申し上げますとともに、これまで貴重なお時間を私のために割いていただきましたこと、深く御礼申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々の御発展と御繁栄を心からお祈り申し上げます。

署名

役員面接辞退の例文(転職希望者)

件名;貴社面接の辞退

日本産業株式会社 人事部 御担当者様

大変お世話になっております。

〇月〇日〇時より役員面接のお時間を頂いております佐藤太郎と申します。

大変勝手で申し訳ございませんが、この度は諸事情により面接を辞退させていただきたく、御連絡させていただきました。

お忙しい中、面接の日程を御調整頂きましたにもかかわらず、誠に申し訳なく存じます。なにとぞ御了承くださいますようお願い申し上げます。御迷惑をおかけいたしましたことを心からお詫び申し上げますとともに、これまで貴重なお時間を割いて頂きましたことを深く感謝いたしております。

末筆ながら、貴社の益々の御発展と御繁栄を心よりお祈り申し上げます。

署名

返信メールがない時は、電話で確認する

メールで選考辞退を連絡したのに担当者からの返信メールがない時は、採用担当者に電話して確認します。人事の担当者が多忙すぎて、メールの内容を見逃している可能性があります。

[選考辞退の理由は?]

選考辞退をする理由は、詳しく述べる必要はありません。「一身上の都合」「諸事情」でかまいません。正直に理由を述べる義務も必要もありません。「選考を辞退する」ことを伝えるのが大事で、理由は社交的な応答をすれば十分です。

ただし、病気など体調不良のために選考辞退・面接辞退する場合は、正直に理由を話します。

採用担当者から選考辞退の理由を聞かれたら?

メールで選考辞退を伝える場合は、応募企業の採用担当者から選考辞退の理由を聞かれることはありません。電話で選考辞退を伝えると、まれに理由を聞かれることがあります。

第一志望の企業から内定を得ている時は、正直に「他社様から内定を頂戴しました」と言います。「内定した会社名」を聞かれたら、「広告業界」とか「商社関係」とか業種・業界を応えるようにします。会社名を言う必要はありません。

その他は「一身上の都合で御社で働けなくなりました」「いろいろ事情がございまして」程度す。これは、就活生も転職希望者も同じです。

[内定辞退は電話で伝えるのがビジネスマナー]

就職活動でも転職活動でも複数の企業における応募しますから、複数の内定をもらうことがあります。入社する会社を決めたら、他の会社には電話で内定辞退の連絡をします。

内定辞退をする時は、できるだけ早く人事担当者に伝えるのが基本的なビジネスマナーです。企業側は、新卒採用でも中途採用でも採用人数に限りがあります。内定辞退が多いと、人事計画に支障が出る可能性があります。人事担当者は補充を考える必要があります。人事担当がすぐに対処できるように、内定辞退を早めに連絡します。

早く連絡する時は、メールよりも電話です。

内定辞退の電話例文

内定辞退する時は、大学名や氏名をハッキリ名乗り、内定辞退することを明確に伝えます。内定してもらったお礼と辞退して迷惑をかけるお詫びを、必ず言います。

就活生の内定辞退の電話

内定の通知を頂きました天保大学国際経済学部の田中太郎と申します。この度は、内定して頂きまして、誠にありがとうございました。ですが、大変勝手ではございますが、一身上の都合により内定辞退させていただきたく、お電話申し上げました。誠に申し訳ございません。

転職希望者の内定辞退の電話

〇月〇日より入社予定の山田三郎でございます。大変勝手ではございますが、諸事情により内定辞退させていただきたく存じます。誠に申し訳ございません。これまでお時間を割いていただき、本当にありがとうございました。

内定辞退の理由は簡単に

内定を辞退する理由は、簡単に述べます。「他社から先に内定通知が来た」と正直に話しても、内定先の会社名まで言う必要はありません。

「内定をもらったけれど、どうしても入社する気になれない」という就活生や転職者は、「一身上の都合」「諸事情」という理由にします。

まとめ 選考辞退の連絡方法は状況に応じて

就職活動や転職活動をしている時に、選考辞退・面接辞退をすることがよくあります。他の志望企業から内定をもらった・就職転職活動しているうちに入社意欲が低下した・企業研究しているうちに社風や企業理念が自分と合わないとわかった・自己分析をして適性がないことがわかったなど、いろいろな理由で選考辞退を決意します。

選考辞退を応募企業に伝える時は、メールより電話が丁寧です。けれど、状況に応じて電話とメールを使い分ける方が、確実です。メールは送信履歴が残るので保持性が高いのですが、受信した人がすぐ読むとは限りません。電話は即時性が高く、相手に直接伝えられますが、相手の仕事を妨害する可能性があります。

書類選考・筆記試験の段階で選考辞退する時は、メールで連絡します。面接まで進んだ段階で選考辞退する時は、電話で連絡するのがビジネスマナーです。特に最終的な役員面接を辞退する時は、必ず電話で伝えます。

書類選考・筆記試験を前日または当日辞退する時は、電話で連絡します。でも、面接などを当日ドタキャンするのはマナー違反です。まして無断辞退は、社会人として許されることではありません。

一度選考辞退をすると、取り消すことができません。選考辞退をする時は慎重に考える必要がす。選考辞退を決心したら、できるだけ早く応募企業に連絡します。

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