推薦書の書き方・手順を紹介!就職活動にどのくらい関わる?

ビジネス業界では、推薦書は重要な役割を果たします。就職・転職・昇格において、推薦書が大きく影響します。教育関連でも、高校入試や大学入試に推薦書が力を発揮します。

推薦書には「他者推薦」と「自己推薦」があります。大学教授や上司に書いてもらう場合でも、自分で下書きすることがあります。就活で自己推薦書の提出を求める企業もあります。

就活・転職・昇格の推薦書の書き方と推薦書を書いてもらう時の注意点、入試の推薦書の書き方についてお伝えしますね。

推薦書は就職活動を左右する?

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ビジネスの世界では推薦書・推薦状が重要な役割を果たします。ビジネス業界で最も重要な推薦書・推薦状は3種類あります。①就職活動で大学教授が書く推薦書(状) ②転職活動で前職の上司が書く推薦書(状) ③昇格・昇進において上司が書く推薦書(状) です。

就職活動で企業の選考が進むと、企業側から学生に推薦書の提出を求める可能性があります。就活生の大学の教授の推薦書だけでなく、就活生自身の自己推薦書を求める企業もあります。

[推薦書とは?]

「推薦書」とは「この人はこういう人物です。このような良い点があるので、あなたに推薦します」というものです。企業側は推薦書によって、就活している学生の人間性や長所・強みを知ることができます。

就職活動の推薦書には2種類ある

就職活動で企業が提出を求める推薦書には2種類あります。就活生の大学の教授が書く「教授推薦書」と「自己推薦書」です。

[教授推薦書とは?]

「教授推薦書」は、企業側からその企業を志望する就活生に「大学に推薦してほしい」という要求があった場合、大学教授が書く推薦書です。企業側は「その就活生は大学から信用されているかどうか」を知るために、教授推薦書を提出させます。

教授推薦書を提出しても採用されるとは限らない

教授推薦書を提出しても必ず内定を得られるとは限りません。就活生の中には、教授推薦書を提出すると「採用される」と決め込んで就活を止めてしまう人がいます。他社から内定をもらっても、内定辞退してしまう人もいます。

企業側が教授推薦書の提出を求める理由は、①その学生が大学や教授から信用されていることを確認する ②その学生の自社に対する志望度の高さを確認する ためです。教授推薦書の提出が内定につながる保証はありません。

教授推薦書は大きな影響力を持つ

教授推薦書は内定を保証するものではありませんが、採用選考に大きな影響力を持ちます。内容の良い説得力のある推薦書は、内定に有利に働く可能性があります。

教授推薦書を学生自身が書くこともある

教授推薦書は、本来、教授自身が書くものです。しかし、大学教授は就活生の大学やゼミの活動を知っていても、部活動やアルバイトやボランティア活動など大学・ゼミ以外の活動はよく知りません。就活生の人間性や能力についても、十分に知らない可能性もあります。

推薦書は、未来のある若い人の人生や年収を大きく左右する力があります。そのため、教授は説得力のある推薦書を書くために、就活生自身に推薦書を書くように言うことが多くなります。学生自身が書いた自己の推薦書を基にして、教授自身が知っている学生の特徴や能力などを加味して教授推薦書を書きます。

もちろん、教授自身が就活生の人間をよく知っている場合は、教授が推薦書を書きます。

普段から教授の評価を高めておくことが大事

説得力のある教授推薦書は、志望の会社の採用選考に有利に働きます。教授に説得力のある推薦書を書いてもらうためには、普段から大学の授業やゼミに真剣に取り組んでいることが大事です。授業やゼミに真剣に取り組み勉強していると、教授の評価が高くなります。

学生時代は人生で最も自由な時期です。サークル活動・部活動・ボランティア活動・アルバイトなどいろいろな経験をして、卒業後の仕事や人生に活かすことができます。でも、教授の信頼を得て評価を高めるには、真面目に勉強することが大事です。

教授推薦書を書いてもらうと、内定辞退できない?

教授推薦書を大学教授に書いてもらうと、教授も大学も学生の就職活動に関わることになります。教授推薦書を提出して内定をもらうと、内定辞退するのが難しくなります。

教授推薦書には、教授と企業の暗黙の「紳士協定」があります。企業は教授の推薦書を信頼して、応募してきた就活生の採用を内定します。「教授推薦書で内定を得た学生は内定辞退しない」と、企業側も大学側も考えます。

教授推薦書で内定を得ながら内定辞退すると、教授の信頼を裏切り教授の顔に泥を塗ることになります。企業の採用担当者は、その大学に悪印象を持ちます。翌年から、その大学の学生の採用枠を減らしたりします。教授・大学・後輩に多大な迷惑をかける可能性があります。

[自己推薦書とは?]

就活をする中で、志望の企業から「自己推薦書」の提出を求められることがあります。全ての会社が「自己推薦書」を要求するわけではありません。教授推薦書のみ要求する会社もあれば、教授推薦と自己推薦の両方を提出させる会社もあります。推薦書の提出を要求しない会社もあります。

自己推薦書の目的は「自分を売り込む」こと

自己推薦書は「自己紹介」でも「履歴書」でもありません。「自己紹介」は「自分はどんな人間か知ってもらう」ためのものです。「履歴書」は自分に関する情報をまとめたものです。

「自己推薦書」は「自分がどれほど企業にとって役立つ可能性の高い人間であるかを伝える」ものです。自分の強みや長所や能力などアピールポイントをまとめて、自分を志望企業に売り込みます。

就職活動とは自分自身を売り込む活動

日本人は、自己PRや自分をアピールをすることが苦手です。むしろ人前では謙遜することが良いとされます。でも、就職活動そのものが、自分を志望の企業に売り込む活動です。恥ずかしいなどと思わずに、自分の長所・強み・能力・特技などが企業にとって役立つ可能性があることをアピールします。

面接は自己推薦書を基にして広げていく

書類選考後の面接では、採用担当者・面接担当者は自己推薦書の自己PRを基にして質問を展開します。自己推薦書の内容と面接における応答に一貫性があるようにします。

[自己推薦書を書くコツは?]

自己推薦書が内定に直結する可能性は大です。自己推薦書の書き方次第で、就活生に対する企業の印象や興味が変わります。

教授推薦書を自分で書くように教授に言われた時も、自己推薦書と同じように書きます。

①自己分析をして、600字程度にまとめられるようにする

自己推薦書では、過去の経験とこれからのビジョンを要求されます。自分が今まで力を入れてきたこと・真剣に取り組んできたことを整理・分析します。そして、これから自分がどのような人間になりたいか・どのように仕事に取り組みたいか、将来に対する考えをまとめます。

冷静に客観的に自己分析して、志望する会社が要求する長所・強み・能力などが自分にあるかどうか見極めます。アピールしたいポイントを明確にします。

自己推薦書は、普通、600字程度にまとめます。アピールポイントがハッキリしていると、600字程度にまとめやすくなります。

②相手にしっかり伝わる書き方を意識する

自分のアピールしたい長所や強みが相手(採用担当者・人事担当者)にしっかり伝わることを意識して、書き方を工夫します。例えば、自分の長所である「何事に対しても積極的」というポイントをアピールするには、どのようなエピソードが最も効果的かをよく考えます。アピールするポイントが企業の要求に合うことを、しっかり伝えられるエピソードを選びます。

③説得力があるようにアピールポイントを絞る

自己推薦書は、自分の長所・強み・能力を企業に評価してもらい、自分が企業に魅力的な人材であることをアピールするものです。説得力が必要です。

自分の強みや能力をあれもこれもと欲張ってアピールすると、一貫性に欠けてしまう可能性があります。採用担当者は就活生が何をアピールしたいのか、よくわからなくなります。自己推薦書に説得力があるようにするために冷静に客観的に自分自身を分析してアピールポイントを一つに絞り、一貫性のある文章にします。

④論理的に話を展開する

自己推薦書では、話を論理的に展開します。筋道立てた文章でアピールポイントを伝えます。文章が支離滅裂で筋道立っていないと、採用担当者は「この学生は論理的思考ができない」と思う可能性が大です。自己推薦書が悪印象を与えることになります。

⑤自己推薦書は4部構成にする

自己推薦書は4部構成にします。特に書き出しが大事です。採用担当者・人事担当者が興味を持つように、まずアピールしたいポイントを書きます。

  1. アピールしたいポイントをズバリと書く
  2. アピールポイントの裏付けとなるエピソードなどを書く
  3. 自分のアピールポイントが企業にどう役立つかを書く
  4. 志望の会社に入るにあたっての覚悟を解説する

⑥サイトの例文を参考にする

就活関連のサイトには、自己推薦書の例文を集めて記載した記事がいろいろあります。こうした例文を参考にしたり真似したりして、自分なりの自己推薦書を書くようにします。ただし、例文のアピールポイントをそのまま真似して書くのはNGです。あくまで参考にして、自分自身のアピールポイントを探して書きます。

無料でダウンロードできる推薦書のテンプレートもあります。参考になりますよ。

インターンシップにも転職にも昇格にも推薦書が必要?

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就活準備の一環としてインターンシップの制度があります。最近ではインターンシップ制度の企業も増えています。インターンシップに参加する時には、推薦書の提出を要求されます。

転職する場合にも推薦書が必要ですが、効果は限定的です。昇進・昇格する場合は、上司の推薦書が重要な役割を果たします。

[インターンシップでも推薦書を要求される?]

インターンシップとは、学生が就職前に企業や官公庁で「就業体験」をすることです。企業で実際に働くことで企業研究・業界研究・職種研究ができ、効率的な就職活動ができます。入社してからの仕事のイメージを描きやすくなり、インターンをした企業や関連業種の企業を志望する動機の裏付けになります。インターンシップは就活準備の一つですが、インターンの経験が内定を得るために有利に働く可能性があります。

人間性を知るために志望動機と推薦書を重視する

インターンシップの制度は、優秀な人材を確保しようとする企業側にも役に立ちます。企業側はインターンシップに参加する学生の人間性を確かめるために、志望動機と教授推薦書を重視します。

インターンシップに参加する学生は、志望動機に教授の推薦書を添えて提出します。教授推薦書を自分で書く大学教授もいますが、たいていは学生自身に推薦書を書くように言います。学生の書いた推薦書を基にして、教授自身の評価や印象を加味して書き上げます。学生が自分の推薦書を書く時は、前述の[自己推薦書を書くコツは?]を参考にすることをオススメします。

推薦書を書いてもらうには普段の取り組みが大事

教授自身が書くにしろ自分で下書きするにしろ、教授推薦書をもらうためには普段の勉強に対する取り組みが大事です。授業やゼミをサボったりいい加減にしたりしている学生を信頼する教授はいません。渋々書いてくれたとしても、説得力のない推薦書になります。

長期インターンは就活に有利

インターンシップを就活準備や就職活動に利用するならば、長期インターンがオススメです。アルバイトをするよりも、長期の有給インターンシップに参加する方が就活に役立ちます。事業について知るだけでなく、インターンをした会社の社長に推薦書を書いてもらうと、人気企業や大手企業からスカウトや特別採用のルートが届く可能性があります。

「ゼロワン」はインターンシップ情報の業界最大級のサイトです。インターネット関連・出版マスコミ関連・商社・金融・輸送機器・自動車関連など、様々な業種や職種の長期インターンの求人情報・採用情報が掲載されています。

[転職の推薦書は?]

転職活動をする場合、推薦書を提出することがあります。一つは、前職の上司・前職企業の社長や役員が書く推薦書です。一つは、転職エージェントのコンサルタントが書く推薦書です。

前職の上司・社長・役員から推薦書をもらうのは難しい?

欧米ではキャリアアップのための転職が盛んですが、転職するには前職の上司や前職企業の社長・役員らの推薦書を必要とします。前職の推薦書がないと、転職が難しくなります。

しかし、日本では前職の上司や前職企業の役員たちから推薦書をもらうのは難しいようです。推薦書を書いてもらえるのは、円満退職した場合に限られます。自己都合で退職したり解雇されたりするのは、円満退職とは言えません。自己都合で退職すれば、多少なりとも会社に迷惑をかけます。解雇するのは、仕事の上でトラブルを起こして会社に迷惑をかけたためです。どちらにしても、前職企業側が推薦書を書くことはありません。

中途採用における推薦書の効力は限定的

前職企業が推薦書を書くのは、リストラや早期退職勧告など会社側が負い目を感じている人です。中途採用する側は、「前職企業では不要と思われた人」という印象を受ける可能性があります。ただし、前職の上司・役員・社長の推薦書があれば、下記のことがわかります。

  • 素行不良で会社に迷惑をかけたことはない
  • 推薦書を書いてもらえるほど、人柄が良い

転職エージェントの推薦書

転職活動にリクルートエージェントなど転職エージェントを利用すると、推薦書を書いてもらえます。これは、転職エージェントにとっては、転職する人も中途採用する側の会社も顧客だからです。転職エージェントは、中途採用する企業に転職者を紹介する理由を説明する必要がす。転職エージェントの推薦書は紹介する理由を説明するのが目的ですから、どの転職者の履歴書・職務経歴書にも推薦書を添えます。特別なサービスではありません。

転職エージェントの推薦書には何を書く?

転職エージェントでは専門コンサルタント(キャリアコンサルタント)が、転職希望者と面談して推薦書を書きます。

1, 専門コンサルタントが面談などを通じて感じ取った転職希望者の人物像。

2, 転職希望者の転職理由。転職理由によっては書類選考の段階で不採用となります。転職を繰り返す人も、求人している企業から嫌われる可能性があります。

3, 求人企業で役に立つ経験・スキル・専門知識・前職における実績。

4, 求人企業に紹介する理由

中途採用の面接の前に転職エージェントの推薦書の内容を確認する

中途採用の面接では、提出された履歴書・職務経歴書・推薦書を基にして質問されます。事前に転職エージェントの書いた推薦書の内容を教えてもらうと、準備しやすくなります。

[昇進・昇格する部下のために上司が書く推薦書]

部下が昇進・昇格する時に、上司が推薦書を書きます。

実績と業績を重視する・誇張するのはNG

上司が書く推薦書には、特別なフォーマットは決まっていません。決まったフォームのある会社では、それに従って書きます。

部下の実績・業績を具体的に書き、部下の能力を十分に示します。注意するポイントは、部下を過剰に褒めないことです。昇進・昇格する時には、人事担当の役員の面接があります。部下の実績・業績・能力を誇張して書くと、面接時に役員から質問されて部下が困る可能性があります。

派遣社員など非正規雇用の人を正社員に格上げする推薦書

派遣など非正規雇用の人の中に、優秀な正社員となる可能性のある人が少なくありません。直属の上司となる人は、非正規雇用者の働きぶりをよく見て優秀な人材を発掘・確保します。派遣社員が仕事に熱心で有能ながらば、推薦書を書いて会社の上層部に正社員に格上げすることを進言します。

紹介予定派遣

最近は、派遣でも「紹介予定派遣」というスタイルがあります。一定期間派遣で働いた後、派遣先に直接雇用されることを前提としています。実際に働いた後で正規雇用になるので、働く側にも企業側にもメリットがあります。

教育関連でも推薦書が必要?

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教育関連でも推薦書が必要になります。大学入試だけでなく、中学や高校の入試にも自己推薦書を提出させることがあります。自分で推薦書を書くことは、自分自身をよく知るという教育の一環です。入学を希望する学校の試験に提出する自己推薦書の書き方を紹介します。

[中学の入試]

中学入試で自己推薦書を書く時は、その中学を受験する志望動機を中心に書きます。自己推薦書を書く本人が小学生なので、親の意見に左右されます。でも、入試面接で志望動機を突っ込んで質問されると、巧く応答できなくなる可能性があります。受験生本人が「この中学に入りたい理由」をよく考えて、素直に書くようにします。

[高校の入試]

高校入試で自己推薦書を書く時は、受験する高校がどのような生徒を求めているのかをよく見極める必要があります。高校が求める理想像や方向性に合致した人間であることをアピールするようにします。

志望する高校が、グローバル社会で活躍する国際色豊かな人間を育てようとしているのか、自分自身を律することができる自立した人間の育成を目標としているのか、などによって求める生徒が異なります。自分のアピールポイントが複数あれば、志望高校に合致した内容を選んで書くようにします。

[大学入試]

大学入試における自己推薦書のポイントは、自分の過去と未来をつなぎ一貫性のある内容にすることです。「高校卒業までに経験したり学んだりしてきたことを、大学でさらに理解や知識を深めて将来の仕事に活かせるようにしたい」という内容にして一貫性を持たせます。

大学を受験する理由も、「志望大学においてこそ、自分の知識・理解を深めて能力を高め将来に活かせるようにできる」とします。一貫性のある推薦書は、大学側に信頼感と期待感を与えることができます。

[専門学校の入試]

専門学校は特定の分野に特化した授業を行います。学生の将来のイメージが明確でなければ、退学する可能性が高くなります。専門学校を受験する時の自己推薦書は、「自分が何を学びたいか」「自分が将来どういう仕事に就きたいか」という未来志向の強いものにします。

看護学校の入試

看護学校は、看護師を養成する専門学校です。人間の生命に関わる重大な仕事に就くのですから、志望動機が明確でなければ続きません。

看護学校の自己推薦書では、自分が福祉関連や介護関連について興味・関心があることをアピールします。祖父母の看病や介護をした経験などを具体的に書き、将来患者さんにどのように接していきたいかを書くようにします。

[大学院の入試]

大学院は研究を進めていく場です。「自分の研究にどれほど熱心に取り組み続けられるか」が、大学院入試の合否の判断基準となります。自己推薦書には、自分が大学で行った研究・研究成果を具体的に書きます。その研究成果を活かして、大学院でさらに研究を進めたい意志を述べます。

まとめ 就活の推薦書で自分を志望企業に売り込む

推薦書とは「この人はこういう人物です。こういう良い点があるので、あなたに推薦します」という書状です。ビジネスの世界では、推薦書は重要な役割を果たします。

就職活動をする学生は、志望企業から推薦書の提出を求められることがあります。教授推薦書と自己推薦書です。説得力のある推薦書で、自分を志望企業に売り込むことができます。

教授推薦書は大学教授が学生を企業に推薦する内容です。普段から学生の人間性や活動をよく知っていないと書けません。たいていの教授が学生自身に推薦書を書かせ、それに教授自身の考えを加味して仕上げます。企業によっては、就活生自身に自己推薦書の提出を要求します。自己推薦書とは、自分がどれほど企業にとって役に立つ社員になる可能性があるか、売り込むものです。

自己推薦書や教授に言われた推薦書を書くコツは、まず冷静に客観的に自己分析することです。志望企業の要求する長所・強み・能力などが、自分にあるかどうか分析します。自分の長所や強みなどのアピールポイントがしっかり相手に伝わるように、書き方を工夫します。アピールポイントを一つに絞って一貫性を持たせます。文章を論理的に展開させます。

自己推薦書の構成は4部です。①アピールしたいポイントをズバリ書く。②アピールポイントの裏付けとなるエピソード。③アピールポイントがどのように企業の役に立つか。④志望企業に入社する覚悟の解説 です。

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