昔から「段取り八分仕事二分」といいます。仕事の成果を上げるためには、何よりも仕事を始める前の準備が大事です。仕事の八割は段取りで決まるとも言えます。
「仕事がデキる」と言われる人やプロジェクトを成功させる人は、「段取り八分」という仕事術を実践しています。残業の多い人や業務に追われている人ほど、この仕事術を実行していません。
「段取り八分」の意味とそれを実践する仕事術、段取りの悪い人の特徴と段取り力を高める方法についてお伝えしますね。
「段取り八分」の仕事術とは？
「段取り八分仕事二分」と昔から言われるように、仕事の成果を上げるためには事前の準備が何よりも大事です。情報を収集して必要な道具や資料や書類を揃え、必要な知識を調べるなど事前準備をしっかりしておくと、仕事をスムーズに進めることができます。仕事の効率が良くなり、目標を達成して成果を上げることができます。
「仕事がデキる」と言われる社員やプロジェクトを成功させる人は、段取りを業務の一部と考えて「段取り八分」の仕事術を実践しています。仕事のスケジュールを事前に立て、効率化してムダを省きます。
[「段取り八分」の意味は？]
「段取り八分」は、歌舞伎に由来する言葉です。「段」は「区切り」の意味で、浄瑠璃や歌舞伎では一幕を一段と言います。歌舞伎のお芝居の流れや構成を「段取り」と言います。お芝居を成功させるには、事前の準備や打合せが欠かせません。そこから「段取り八分仕事二分」と言われるようになりました。
「段取り八分仕事二分」とは、「事前準備の段取りがしっかりできていれば、仕事は八割方終わったも同じ」という意味です。「仕事は事前の準備が何より大事である」という意味です。「段取り八分仕事二分」の代わりに「段取り八分仕上げ二分」という人もいます。
段取りをしっかりするのは社会人として当たり前
「段取り」とは「仕事の事前準備」です。段取りをしっかり整えておくと、手際よく仕事にとりかかることができ、スケジュール通りに仕事を進めることができます。
段取りが悪いと、仕事を始めてから「あれが必要。これが足りない」とわかって、仕事の手順(プロセス)が悪くなります。予定の期日・期限までに仕事を終えることができず、社内だけでなく取引先からの信頼も信用も失います。会社にも大きな迷惑を及ぼし、損害を生じさせる可能性もあります。
段取りも業務の一つですから、段取りの良し悪しは評価の基準になります。仕事の前にしっかり段取りをしておくことは、仕事をする社会人として当たり前です。
段取りを良くして期限までに仕事を完了するのはビジネスマナーの基本
社会人は仕事の期日・期限を守るのが当然です。仕事の期日・期限を守ることはビジネスマナーの基本です。しっかり段取りして、期限までに仕事を完了するようにします。
[「段取り八分」の仕事術を実践するには？]
ベテラン社員・デキる社員は、段取り八分の仕事術を実践しています。事前に準備をしっかり整えてから行動するので、時間も労力もムダにしません。仕事を効率化して成果を上げやすくなります。段取り八分の仕事術のポイントは、５つです。
①仕事の目的を的確に理解する
まず仕事の目的を的確に理解します。仕事の目的がハッキリしていると、段取りがしやすくなります。目的に沿って必要な資料や書類を揃えたり、知識や情報を集めたりします。プロジェクトのチームメンバーに必要な人材を選ぶこともできます。
ゴールを明確にして見失わない
仕事の目的を的確に理解すると、明確なゴールを設定できます。明確なゴール設定をして、期日(期限)を定めてスケジュールを組み、段取りをします。目的を見失わないことが大事です。
目的を見失うと、企画書の仕上がりが違ってくる
仕事の目的を的確に理解している人の企画書やレポートと目的をハッキリ掴んでいない人の企画書やレポートは、仕上がりが全く違います。例えば、営業本部の上司から企画書を提出するように命じられた時、営業目的が「新商品の販売促進」とハッキリわかっている営業マンは、きちんと販促企画書を提出します。営業目的が「新しい商品の認知度を上げる」ことか「新商品の販売促進」かわかっていないと、企画書作成やレポート作成はうまくできません。
②最終目標と小目標を設定する
段取りを始める時は、最終目標と小目標の目標設定をします。最終目標とは到達すべき最終のゴールです。状況目標・状態目標・成果目標ともいいます。例えば、「営業の今期の業績(売上)を10%アップする」という営業目標は、最終目標です。
小目標は、最終目標を達成するまでに設定する個々の具体的な目標です。最終目標を達成するための具体的な行動を目標とするので、行動目標ともいいます。例えば「今期の売上を10%アップするために見込み客を一日10件訪問する」のは、小目標・行動目標です。
最終目標をチームで共有し、個々に小目標を持たせる
会社という組織では、何人かと協力したりチームを組んだりして仕事をすることが多くなります。段取りを始める時には、最終目標・最終目的をチーム全員で共有するようにします。最終目標・最終目的を達成するために設けた小目標・行動目標は全員で共有しながら、個々に伝えて把握させます。個々のチームメンバーは行動目標を達成するためにプロセス(仕事を進める方法)を考えタスク(作業)にかかります。仕事の手順(プロセス)を考えるのは作業(タスク)をする段取りをつけることです。
小目標を設定してモチベーションを維持する
最終目標・最終目的は容易に達成できるものではありません。小目標・行動目標を設定して一つ一つ達成していけば、モチベーションを高く維持することができます。
③作業の優先順位をつける
仕事の段取りをする上で最も重要なことは、作業の優先順位をつけることです。作業の優先順位をつけないと、効率よく仕事を進められません。また、ベテラン社員になるほど複数の仕事を同時に引き受けるようになります。仕事の優先順位をきちんとつけておくと、突然仕事が割り込んできても、慌てないで作業を進めることができます。
営業活動も優先順位をつけてスケジュールを組む
営業活動をする場合も、前日に優先順位をつけて行動する計画を立てます。優先順位に沿って自分自身のスケジュールを組み営業活動を行うと、効率がアップされて時間に余裕ができます。余裕の時間を有効利用すれば、他の営業マンに差をつけることができます。
④同じ失敗をくり返さないように情報を集める
ビジネスでは同じ失敗をくり返すことを嫌います。仕事の段取りをつける時は、同じ失敗をくり返さないように過去のデータや事例を調べるなどの情報収集を行います。情報をできるだけ多く収集しておくと、不測の事態・想定外の状況になった時でも慌てないで対処できます。
⑤段取りを効率化して、脳に余裕をつくる
段取りをすることが日常の業務の一環となったら、前の経験を活かして段取りを効率化します。自分自身で段取りをマニュアル化しておきます。段取りする時間が短縮でき、視野が広がって頭に余裕ができます。頭(脳)に余裕ができると、思考力が高まります。発想転換や逆転発想を行うことができ、新しい企画を考えつく可能性が生じます。
仕事術のステップが一段と高くなり、目的達成して新たな次の目的を目指すことができます。
「段取り八分」ができないと困る？
「段取り八分」は社会人として当たり前のことです。段取りがしっかりできていないと、仕事の効率が悪くなります。計画通りに仕事を進めることができず、モタモタしているうちにミスや失敗をすることが多くなります。仕事の期日・期限に間に合わないこともあります。会社にも取引先にも迷惑をかけ、自身の評価を落とし信頼を失います。「段取り八分」はビジネスの基本と言えます。
[段取りの悪い人の特徴は？]
段取りの悪い人にはパターンがあります。共通する特徴があります。
①いつも「時間がない」と言う
段取りの悪い人は、いつも「時間がない」「時間が足りない」と言います。段取りが悪いと、仕事を始めてから余計な作業をしなくてはなりません。あれもこれも一度にやろうとするので、時間がなくなります。残業しても追いつかないこともあります。
時間がなくてアタフタすると、ミスや失敗が増えます。同僚や上司に迷惑をかけます。
社会人は自分で時間をつくる
社会人は自分で時間をつくり出します。無駄な行動を省いたり、早朝出勤したりして時間の余裕をつくるようにします。段取りが悪くて時間が足りないのなら、自分の力以上の仕事を引き受けないことです。自分にできる量の仕事を確実に行うようにします。
②段取りを後回しにする
何事もギリギリにならないと準備を始めない人がいますよね。旅行に行く時も、出発間際になってから荷物を詰めたり電車の時刻を調べたりします。
仕事の段取りを後回しにする人は、段取りの確認作業をする時間がなくなります。仕事を始める直前になってから準備にかかるので、必要な資料や書類を忘れたりうっかりミスをしたりします。確認作業をする時間がないので、仕事にかかってから「あれを忘れた。これがない」とオタオタすることになります。不測の状態になると、対処することができません。
段取りには確認作業が不可欠です。段取りを後回しにする人は、段取りが悪くなります。仕事の段取りはすぐに始めて、きちんと確認する時間の余裕を持つようにします。
③集中力がない
段取りの悪い人は集中力に欠けています。段取りを始めても気持ちを集中させることができず、あれこれ考えて別のことを始めたりします。
段取りは注意集中して行わないと、忘れ物をしたりミスをしたりして仕事にトラブルが起きやすくなります。集中力の無い人は、自身で意識して集中力が切れる前に段取りを速く正確に行うようにします。
社会人は仕事をしてお金を得ています。段取りも仕事の一部です。段取りもお金の中に入っていると考えて、意識・注意力を集中して行うようにします。
[就職活動にも段取りが必要？]
景気が良くなると企業の募集人数・採用人数が増え、「今年は売り手市場だ」などと言われます。しかし、どんなに好景気でも、企業は過去に長い大不況を経験して慎重になっています。採用する学生を選考する目は、好景気の時でも極めて厳しくなります。自社にとって有用な人材を確保しようと、必死です。「業界最大級」の採用を計画している企業でも、選考の厳しさは同じです。人気のある企業は、好景気でも不景気でも「狭き門」になります。
就職活動の準備は早めにする
企業は、３月１日からナビ解禁・会社説明会解禁となります。３月下旬から４月下旬にエントリーシートの提出が行われ、書類選考に入ります。６月１日から各企業で応募者の面接が始まります。というのは表向きで、実際には５月頃から面接する企業が多いようです。
就職活動も段取りが大事です。就活準備は、できれば３年次から始めます。
就活準備のポイントは３つ
就活準備のポイントは ①自己分析 ②業界研究 ③会社研究 の３つです。
①自己分析
自分の長所・短所や強み・弱みを分析して、「どういう仕事に適しているか？」「どんな仕事をしたいのか？」「どんな仕事に興味があるか? 」よく考えます。
②業界研究
自分の長所・短所や能力や興味に合致する業界・業種を探します。興味のある業種や適していそうな業界について情報を収集します。
③会社研究
入社したい会社について、採用の条件や人数など採用情報を集めます。志望企業に就職したOBたちに話を聞き、会社の雰囲気や仕事の内容を聞きます。エントリーシートや面接のコツを教えてもらいます。
段取りは３年次から
就職活動の段取りは３年次から始めることをオススメします。
インターンシップ・研修
外資系企業や日系の大手企業には、インターンシップの制度があります。インターンから採用内定を出す企業もあります。インターンシップ情報を収集して、志望の業種や企業にインターンシップの制度があれば、参加することをオススメします。インターンシップに参加する時期は夏休みか冬休みですから、３年次に参加します。
ビジネスマナーや敬語の使い方など言葉遣いの講習会・研修会も、３年次から参加します。早めにビジネスマナーや言葉遣いの研修を始めると、身につきやすくなります。自信を持ち落ち着いて面接に臨むことができます。
１～２月までに志望企業を決め、３月までに筆記試験の準備を終える
就活生は、１～２月までに自己分析・業界業種研究・会社研究を終えて志望する企業の目星をつけます。３月中に筆記試験の準備を終えます。
段取り力を高めるには？
新入社員や若手社員は、比較的簡単でその日のうちに片付けることができる仕事を与えられます。段取りをしなくても、スムーズに対処できる仕事です。この段階でモタモタする人はゴールイメージが理解できていない可能性があります。
でも、段取りしなくてもできる簡単な仕事ばかりしているわけにはいきません。若手社員にも段取りが必要な仕事を与えるようになります。時間のかかる、作業の多い複雑な仕事です。
複雑な難しい仕事で成果を上げるためには、段取りする力が必要です。段取り力を高める方法は、日常の習慣を変える方法と意識を改革する方法があります。
[段取り力を高めるコツは？]
段取り力を高める方法は、日常の仕事の習慣を少し変えることです。段取りすることを習慣化するのが、段取り力を高めるコツです。
①段取りを書く習慣をつける
手帳・カレンダーなどに、段取りのスケジュールを書くことを習慣化します。段取りに必要な資料・道具・書類や段取りの手順など段取りに関係することを全て書き込みます。書くことで常に段取りを意識し、段取りに向けて準備したり段取りの確認をしたりできます。
②時間に余裕を持つ
段取りも仕事も早めに始めれば、時間に余裕ができます。慌ててアタフタすることがないので、うっかりミスも少なくなります。確認作業の時間も取れます。気持ちにも余裕ができるので、落ち着いて集中することができます。
③机やパソコンの画面を整理整頓する
机の上やパソコンの画面を整理整頓します。何がどこにあるか、すぐにわかれば段取りがしやすくなります。机やパソコン画面を整理すると、頭の中も整理されて優先順位がつけやすくなります。
④段取りだけの日をつくる
段取りをするにも計画が必要です。１週間先１ヶ月先の段取りの計画を立てるようにします。計画の中で、段取りをするだけの日を設けるようにします。その日は、段取りだけに集中します。
営業部の仕事は外回りが主です。取引先を回ったり新規の顧客となる見込みのある客を回ることが、営業活動と考える人が少なくありません。でも、プレゼンの資料や見積書や企画書を作成するのも、営業の大事な仕事です。人員の手配や資材の調達なども時間がかかります。段取りに集中する日をつくることで、後の仕事がスムーズに進むようになります。
⑤無理に一人でしない。周りの人たちに協力を求める
人間の能力には限界があります。一人で段取りをつけようと無理をするよりも、職場の同僚など周囲の人たちに協力を求めます。一人で無理をして段取りが悪くなると、仕事にトラブルを生じて周りの人たちに迷惑をかけることになります。
自分に時間の余裕がある時は、進んで同僚たちの段取りを手伝うようにします。普段から周りの人を手伝っていると、助けを求めた時に快く手を貸してもらえます。
⑥段取り上手な人に段取りのコツを聞く
会社の中に必ず「仕事がデキる人」「ベテラン社員」と呼ばれる人がいます。仕事がデキる人は、段取りが上手です。段取りの上手な社員に、段取りの方法やコツを聞いて真似します。
講座に参加して研修する
「段取り力を高める」ための研修もあります。「段取り力」の研修講座に参加するのも良い方法です。「段取り力・研修」のサイトには研修講座のオススメ記事も載っています。
[段取り力を高めるための意識改革]
段取りする力を高め「段取り八分の仕事術」を実践するには、自分の意識を変えることも必要です。
①将来を見据えて業務を行う
段取り力とは「先を読み取る力」です。仕事の行動にかかる前に先(将来)のことを考えて、いろいろな準備をするのが段取りです。先読みする力を高めるには、常に今行っている業務の１週間後・１ヶ月後という将来を見据えて仕事をするようにします。
現在だけを見ないで将来を見るようにすると、業務や段取りの改善点が見えてきます。改善点がわかれば、段取りのステップアップもできます。
②結果から物事を考える
最終目標である仕事の成果からスタートして、逆の順序で物事を考えるようにします。最終目的の成果を得るためには、どのような行動が必要かをまとめていきます。結果から逆の順序で仕事をイメージすると、段取り力が高くなります。
③成果を得るプロセスをシミュレーションする
仕事では、最終目的となる成果を得るために行動します。段取り力を高めるには、最終目標を達成するまでのプロセスを細かくシミュレーションします。成果を得る過程において生じる可能性のあるトラブルを予想し、対処する方法を考えておきます。
最終目的を達成するまでに必要な行動をリストアップすると、不測の状態・状況を予想して対応する方法を考えやすくなります。
④仕事の内容と目的を整理して理解する
最終の目的を達成して仕事を完了するまでに自分がどう行動しどう働くかを、頭の中で完全にイメージできるようにします。そのためには、与えられた仕事の内容と目的をきちんと整理して、的確に理解する必要があります。自分の仕事を頭の中で整理し理解できていれば、作業の優先順位をつけたり必要な資料・書類を整えたりできます。
⑤綿密にしっかりと準備する
どんな仕事でも事前に綿密にしっかりと準備します。常に複数の仕事を同時にこなさなければなりません。複数の仕事が同時進行することを予想して、綿密に準備を行います。綿密に準備をしておけば、仕事の進捗状況によって優先順位をつけやすくなります。
まとめ 段取りは仕事の重要部分
昔から「段取り八分」とか「段取り八分仕事二分」と言います。「段取りがしっかりできれば、仕事は八割方終わったも同じ」「仕事の成果を得るには、何よりも事前準備が重要」という意味です。「段取り」とは「事前の準備」のことです。
段取りは仕事(業務)の重要な一部です。仕事を始める前に、必要な資料・書類・道具を揃え、綿密な計画を立ててスケジュールを組み、必要な人材を手配します。仕事の最終目的に達成するまでのプロセスを考え、生じるトラブルを予想して対処の方法を考えます。段取りが良いと、仕事はスケジュール通りに進み目的を達成できます。
段取りが悪いと、仕事を始めてからアタフタ慌てることが多くなります。不測の事態に対応することもできません。仕事を期日までに完了できず、社内だけでなく取引先にも多大な迷惑をかけることになります。社内でも取引先でも、信頼と信用を失います。
しっかり段取りすることは社会人として当然です。「仕事のデキる人」は「段取り八分」の仕事術を実践しています。仕事の最終の目的をしっかり理解し、最終目標を達成するための行動目標を設定します。作業に優先順位をつけ、仕事を効率よく進められるようにします。
段取りをする力は先読みする力です。段取りの上手な人は、常に将来を見据えて現在の業務を行います。段取りする時は、最終目標を達成するという結果から逆の順序で考えます。成果を得るための過程で自分がするべき行動を、頭の中で完全にシミュレーションできます。
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